Tehokas ja turvallinen ostolaskuprosessi

Monia saattaa mietityttää ostolaskuprosessin automatisoiminen. Onhan kyseessä laskujen maksaminen, eli velvollisuus, jonka haluaa hoitaa tarkasti ja ilman virheitä. Ostolaskujen käsittely manuaalisesti vie kuitenkin huomattavan määrän työaikaa. Kun ohjelmistoon voi luottaa, voi ostolaskuprosessin automatisoida huoletta ja käyttää työajan tuottavampaan työhön.

Säästä jopa tuhansia euroja vuodessa

Keskimäärin yhden ostolaskun käsittelyyn käytetään aikaa 20 minuuttia. Tästä voi helposti laskea, mitä ostolaskun käsittely maksaa omassa yrityksessäsi: Jaa työntekijän tuntipalkka kolmella, niin saat yhteen ostolaskuun käytetyt resurssit. Kerro vielä tämä yksikköhinta ostolaskujen määrällä, joka käsitellään yrityksessänne koko vuoden aikana, niin saat osviittaa ostolaskuihin käytetyistä resursseista.

Kuten Netvisorin tuotejohtaja Janne Lyytikäinen toteaa Bisnespöydässä, lopputulos saattaa olla tuhansia euroja vuodessa. Nämä resurssit olisi voitu käyttää tuottavampaankin työhön. Myös Netvisorin tuotekehityksen tiiminvetäjän Jani Korholan mukaan vuonna 2017 Netvisorissa käytettiin yhteensä 152 henkilötyövuotta ostolaskujen käsittelyyn manuaalisesti. Jopa 80% tästä ajasta olisi voitu säästää automatisoimalla ostolaskujen käsittely.

Automatisointi ei suinkaan ole vaikeaa. Voit kokeilla ostolaskujen automatisointia aluksi vaikka vain yhdellä säännöllisesti tulevalla laskulla, kuten puhelin-/nettilaskulla.

Lue Janin blogitekti: Nopeuta ostolaskujen käsittelyä Netvisorissa

Automaatiosta tehokkuutta ja turvaa

Virheellisistä kirjauksista tai maksamatta jääneistä laskuista ei kannata olla huolissaan, sillä Netvisorin automaatio-ominaisuuksissa on otettu huomioon sudenkuopat. Laskujen automatisointi tapahtuu mallilaskun ja ostotilauksen tietojen perusteella. Jos tiedot eivät täsmää, vaatii Netvisor ennalta määritettyä henkilöä tarkastamaan laskun. Netvisor tunnistaa myös tuplana tulleet laskut.

Mikäli laskuja haluaa ohjata suoraan maksuun, kannattaa tehdä malliehdot tarkasti, jotta prosessi kulkee sujuvasti. Sääntöjä voidaan luoda myös toimittajakohtaisesti. Lisäksi Netvisor osaa ehdottaa automatisointisääntöjä, jos se havaitsee uusia toistuvia laskuja. Näin ollen aina ei tarvitse pohtia itse, miten toimintaa voisi tällä kertaa tehostaa.

Ostolaskuautomaatio parantaa myös turvallisuutta. Huijareita on koko ajan enemmän liikkeellä ja heiltä suojautumista varten Netvisorissa voi laittaa päälle maksukiellon, joka aktivoituu, jos laskuttaja ei löydy toimittajarekisteristä. Näin lasku menee maksukieltoon siihen asti, kunnes ennalta määritelty henkilö tarkastaa laskun ja asettaa maksukiellon pois laskulta.

Ostolaskujen käsittely onnistuu mobiilissa

Ajansäästöä syntyy myös hyödyntämällä Netvisorin mobiiliratkaisuja. Netvisor-käyttäjän ei enää tarvitse istahtaa tietokoneen ääreen ostolaskujen käsittelyä varten, vaan laskujen asiatarkastaminen, hyväksyminen, tiliöinti ja maksaminen onnistuvat nyt kätevästi ilmaisella Visma Manager -mobiilisovelluksella.

Voit tarkastella ja tehdä toimenpiteitä ostolaskuille missä vain ja milloin vain omalla puhelimellasi. Voit myös varmistaa parissa sekunnissa, että ostolaskuprosessi etenee oikein. Sovellus näyttää kaikkien niiden yritysten ostolaskut, joihin sinulla on reskontraoikeudet. Visma Manager sopii parhaiten juuri muutaman laskun nopeaan käsittelyyn, tarkistukseen ja maksamiseen.

Visma Manager vaatii vahvaa tunnistautumista ja siihen avuksi voit ladata ilmaisen Netvisor ID -sovelluksen, jolla tunnistaudut sormenjäljellä tai kasvojentunnistuksella.

Tutustu Netvisor-mobiiliratkaisuihin.


Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 35 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.