Taloushallinnon automatisoinnin hyödyt työntekijöille

Taloushallinnon automatisointia suunnittelevissa yrityksissä muutosvastarinta on lähes väistämätöntä. Henkilökunta voi pelätä esimerkiksi, että heidän töitään aletaan kytätä tai, että heidän työtaakkansa kasvaa, kun he alkavat kirjata itse tunteja järjestelmään.

Työnantaja voi poistaa suurimman osan peloista ja vääristä tiedoista oikea-aikaisella tiedottamisella, mutta myös helpottaa siirtymää erilaisilla porkkanoilla.

Taloushallinnon automatisoinnin edut

Ensimmäiseksi henkilökunnalle kannattaa kertoa itsenäisen työaikakirjaamisen eduista. Sähköinen ohjelmisto on selkeä käyttää ja se opastaa, minne tänään tulee mennä, mitä tehdä ja muistuttaa päivän päätteeksi kirjaamaan lopputuloksen.

Työntekijä voi valita useista vaihtoehdoista, miten hän haluaa tehdä tuntikirjaukset, poissaolot, sairaspoissaolot, loma-anomukset ja matkalaskut. Kirjaukset voi tehdä esimerkiksi sähköpostilinkin kautta läppärillä, tai mobiilisti puhelimen tai tabletin sovelluksella. Hän voi kirjata tunnit jo työmatkalla ollessaan ja tallentaa kuitit matkalaskulle samantien. Kaikki tunnit tulee kirjattua oikein, eikä mitään unohdu tai kuitteja ehdi hävitä. Palkat, päivärahat ja matkakorvaukset tulevat ajoissa tilille.

Yrityksen talouden näkökulma

Henkilökunnalle on myös tärkeää selittää, miten heidän tekemänsä henkilökohtaiset tuntikirjaukset vaikuttavat koko yrityksen kirjanpitoon. Kun jokainen kirjaa tuntinsa oikeille projekteille ja asiakkaille, saadaan asiakkaalle automaattisesti raportti; miten paljon aikaa hänen projektiinsa on käytetty, ketkä työtä ova tehneet ja myös mitä tuotteita varastosta on kyseiseen projektiin käytetty.

Näin myös palkanlaskenta pilkkoutuu automaattisesti henkilöstökulujen mukaan osastoittain, tiimeittäin tai projekteittain. Puhutaan yhden kirjauksen masterdatasta. Henkilöstön on syytä ymmärtää, että sama kirjaus vaikuttaa moneen asiaan ja siksi siihen on tärkeää käyttää pari minuuttia aikaa. Yrityksen kokonaiskannattavuuden analysoinnin kannalta henkilökulujen jakautumisen seuranta asiakkaille ja/tai projekteille on monessa yrityksessä elintärkeää.

Porkkanat

Eräs asiakasfirma lupasi työntekijöille ja esimiehille, ettei heidän tarvitse enää tehdä ylimääräistä raportointia, jos kaikki kirjaaminen tapahtuu yhdessä ja samassa järjestelmässä ja henkilöstö sitoutuu opettelemaan uuden tavan.

Progressiivisimmat yritykset tarjoavat työntekijöilleen jopa rahanarvoista liikuntaetua tai muuta vastaavaa käyttöönoton alkuvaiheessa, jos henkilö kirjaa tuntinsa päivittäin tai viikoittain reaaliajassa kuukauden katkosta varten.

Kaikkien ei tarvitse muuttua

Joissakin yrityksissä on tapana vähätellä henkilöstönsä kykenevyyttä tai motivaatiota tehdä asioita. Tällaisen kulttuurin muuttamiseksi ensimmäinen askel on vastuuttaa ihmisiä ymmärryksen ja luottamuksen kautta. Osa työntekijöistä oppii ja omaksuu uusia asioita helposti, osa vaatii aikaa ja varmasti jokaisessa yrityksessä on se pieni vähemmistö, joka ei ole pienimmässäkään määrin halukas oppimaan mitään uutta.

Hanakimpien vastustajien voi antaa tehdä vanhalla mallilla rinnakkain kunnes kollegat opettavat uuden toimintatavan heille ajan saatossa. Ja vaikka näin ei tapahtuisikaan, eikö silti ole huimaa edistystä, jos 95% henkilöstöstä tekee kirjaukset sähköisesti ja hallinto syöttää vain kahden henkilön tuntilaput heidän puolestaan?

Muutos taloushallinnon automaatioon on haastava prosessi, joka on varmasti voitettavissa. Mikä estää sinua ottamasta ensiaskeleet?

Tutustu Netvisorin HR-osioon.


Juhani Lehtonen on Visma Solutionsin vanhempi tuoteasiantuntija. Juhanin mielestä moderni tapa rakentaa yrityksen järjestelmäratkaisuja vaatii henkilöstön hyödyntämistä, vastuunjakamista ja yhteiskäyttöistä ympäristöä.