logo-Artboard 3

Jokaisesta yrityksestä löytyy jo useita sähköisiä järjestelmiä. Niiden tuottama hyöty on alun alkaen tullut siitä, että on saatu siirrettyä tietoa paperilta tietokoneelle ja siten helpommin käsiteltävään muotoon. Tämä on kuitenkin jo historiaa.

Talouden automaatio helpottaa yrittäjän arkea monin tavoin.

Nykyään järjestelmien suurin hyöty tulee automaatiosta ja robotiikasta. Ne käsittelevät tietoa automaattisesti, siirtävät sitä paikasta toiseen automaattisesti ja tekevät tiedon pohjalta toimintoja ihmisen puolesta. Ethän sinäkään enää käytä sähköistä järjestelmääsi kirjoituskoneena? Ethän tallenna tietoa järjestelmään tai siirrä sitä paikasta toiseen käsin? Ethän naputtele ostolaskuja kirjanpitojärjestelmään, työntekijöiden paperille kirjaamia työtunteja palkanlaskentajärjestelmään tai asiakastietoja asiakasrekisteristä laskutusjärjestelmään?

Sähköisen järjestelmän käyttäminen lasku- ja kirjoituskoneena on sekä oman aikasi että yrityksen resurssien tuhlaamista. Se arvo, jonka toivoit saavasi järjestelmän hankinnasta valuu hukkaan, ellet ota sen mahdollistamaa automaatiopotentiaalia täysimääräisenä käyttöösi.

Mitä voi automatisoida?

Nykyaikana hyvin monia esimerkiksi taloushallinnon toimia voidaan jo automatisoida. Esimerkiksi ostolaskujen hyväksynnän ja maksamisen voi automatisoida täysin. Järjestelmälle kerrotaan säännöt joiden mukaan se hyväksyy ja laittaa maksuun säännöllisesti, sähköisinä saapuvat ja samansuuruisina pysyvät laskut, kuten puhelinlasku ja vuokra. Jos saapuneessa laskussa on jokin poikkeama, ilmoittaa järjestelmä siitä ja lasku siirtyy ihmisen tarkistettavaksi.

Kirjanpito muodostuu automaattisesti liiketapahtumien pohjalta. Arvonlisäverot kirjautuvat laskuilta automaattisesti ALV-ilmoitukselle. Automaatio kokoaa palkanlaskennassa tarvitsemasi tiedot työntekijöiden järjestelmään tekemistä kirjauksista ja kohdistaa palkanlaskennan kulut puolestasi. Tuloveroilmoitukset lähtevät automaattisesti palkanmaksun yhteydessä tulorekisteriin.

Järjestelmät myös luovat automaattisesti raportteja niissä olevan datan pohjalta. Taloushallinto-ohjelmisto jopa ennustaa yrityksen tulevaa kassavirtaa.

Miten automaation saa toimimaan?

Kaikki tämä kuitenkin vaatii, että järjestelmille annetaan mahdollisuus käyttää niihin rakennettua automaatiota. Järjestelmien välillä täytyy olla toimiva integraatio, jotta tieto voi kulkea vapaasti järjestelmästä toiseen ihmisen siihen välillä puuttumatta. Tiedon täytyy tulla sisään automaattisesti tai mahdollisimman vähällä vaivalla; esimerkiksi laskujen täytyy tulla sähköisinä. Automaatiosääntöjen toimivuuteen täytyy luottaa; kone ei osaa tehdä virheitä, toisin kuin ihminen.

Yleisin virhe järjestelmähankinnoissa on, että kuvitellaan järjestelmän toimivan ensimmäisestä päivästä alkaen automaattisesti ja helpottavan arkea saman tien. Lähes jokainen uutena käyttöön otettava järjestelmä vaatii tiettyjen asetusten käyttöönottoa, tietojen lataamista, automaatiosääntöjen luomista, järjestelmän käytön opettelua ja ennen kaikkea uusien prosessien ja toimintatapojen käyttöönottoa. Asioita ei tehdä enää kuin ennen, joten automaation vapauttamalle ajalle pitää löytää järkevää tekemistä.

Kone ei osaa tehdä virheitä, toisin kuin ihminen.

Mutta näinhän se on kaikkien uusien asioiden kanssa. Muisteleppa esimerkiksi tilannetta, jolloin istuit ensimmäistä kertaa auton rattiin autokoulussa. Vaikka auto seisoi vielä paikallaan parkkiruudussa, pystyit jo kokemaan sen suuren vapauden tunteen, jonka oma ajokortti sinulle tulisi suomaan. Kuitenkin todellinen vapaus oli vielä monien teoria- ja harjoittelutuntien takana. Ja jälkikäteen ajatellen, et ollut täysin oppinut kuski vielä ajokortin saatuasikaan. Ajoneuvon todellinen hallinta, kaikissa yllättävissäkin tilanteissa, vaati vielä monia monia harjoittelutunteja ja ajokilometrejä.

Sama pätee yrityksen järjestelmiin. Saadaksesi täyden hyödyn, täytyy sinun opiskella ja harjoitella sen käyttöä. Se voi tuntua raskaalta kaiken muun työn ohessa. Päivittäiset työt on tehtävä joka tapauksessa. Jaksamista kuitenkin helpottaa tieto siitä, että kun järjestelmää on opetellut käyttämään hyvin, helpottaa se merkittävästi päivittäisiä tehtäviä.

Talouden automaatiolla parempaa tietoa yrityksestä

Eivätkä sähköisten järjestelmien hyödyt toki jää siihen, että automaatio vapauttaa sinut ikävistä rutiineista ja antaa aikaa esimerkiksi yrityksen kehittämiseen. Järjestelmien sisällä oleva tieto on myös huomattavasti helpommin käytettävissä. Esimerkiksi taloushallinto-ohjelmistosta saat ajantasaisen tiedon yrityksesi taloudesta yhdellä silmäyksellä. Tietojen pohjalta järjestelmä myös luo sinulle automaattisesti erilaisia raportteja, joista sinun on helpompi seurata yrityksen taloustilannetta.

Monelle yritykselle tärkein tieto arkisen toiminnan ja jatkuvuuden kannalta on käytettävissä olevien varojen määrä, eli kassatilanne. Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa on kassavirta-raportti, joka kokoaa tiedot myynneistä ja ostoista yhteen ja ennustaa kassavirtaa jopa kuukausien päähän. Sen ansiosta pysyt koko ajan tietoisena tulovirtojen nousuista ja laskuista ja osaat reagoida niihin ajoissa.

Jos haluat kuulla lisää palkanlaskennan tai talouden automaatiosta ole yhteydessä Netvisorin myyntitiimiin: puh. 010 778 3700, myynti.netvisor@visma.com.

Syksyllä järjestämme jälleen useita koulutuksia, joissa pääsee perehtymään Netvisorin automaatioon ja siihen, miten sen saa parhaiten valjastettua käyttöönsä. Ilmoitamme tulevista koulutuksista mm. Communityssä ja some-kanavissamme.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.