Digitaalinen työpäiväkokemus on viime vuosina noussut monella työpaikalla keskusteluun, eikä ihme. Pahimmillaan digitaaliset työkalut haittaavat työntekoa, vähentävät tehokkuutta ja aiheuttavat ahdistusta työntekijässä. Parhaimmillaan ne tehostavat työntekoa merkittävästi, tekevät työn tekemisestä mielekkäämpää ja työpäivästä miellyttävämmän.

digitaalinen työpäiväkokemus

Lähes jokaisen meidän työpäivään kuuluu jo joku digitaalinen työkalu. Joillakin niitä on hallittavanaan jopa kymmeniä. Jotta työnteko olisi mukavaa ja sujuvaa, täytyy näiden työkalujen toimia, niitä täytyy osata käyttää ja niiden kautta tulevaa tietotulvaa täytyy pystyä hallitsemaan.

Valtti Kumppanit Oy.n konsultti Jari Kopakkala tukee työkseen eri kokoisia organisaatioita uusien ohjelmistojen käyttöönotoissa. Hänen mukaansa hyvä digitaalinen työpäiväkokemus muodostuu monesta palasesta.

– Ensinnäkin työtehtävää varten täytyy olla valittuna juuri oikeat työkalut. Työntekijällä täytyy myös olla riittävät taidot käyttää digitaalisia työkaluja, jotta hän voi saavuttaa omissa työtavoitteissaan parhaan mahdollisen tuloksen, Kopakkala sanoo.

Työntekijällä täytyy olla säännöllisesti mahdollisuus kehittää osaamistaan olemassa olevien työkalujen sekä uusien työkalujen käyttöön. Lisäksi organisaatiossa tulee olla sovitut pelisäännöt digityökalujen kautta tulevan tietotulvan hallintaan.

Digitaalisella työpäiväkokemuksella merkittävä vaikutus työssä jaksamiseen

Työntekijä jaksaa paremmin, kun hän pärjää työkalujen kanssa, eikä vastaan tule yllätyksiä. Tarkoituksenmukainen työväline oikeaan työtehtävään on ratkaisevassa asemassa työntekijän työssä jaksamisessa.

Vastuu oikeanlaisten työvälineiden hankkimisesta on työnantajalla. Työnantajan on tärkeää miettiä työvälineiden roolit; mitkä ohjelmistot ovat olennaisia kenenkin työtehtävien suorittamiseksi ja miten tärkeää kunkin on osata käyttää tiettyjä työkaluja. Työnantajan vastuulla on myös työkalujen päivittäminen.

Yksi osa työkaluihin perehdytystä on se, että opetetaan, miten ne voi hiljentää

Työntekijällä itsellään on vastuu omasta osaamisestaan. Hänen vastuullaan on huolehtia, että hän osaa käyttää, osallistuu koulutuksiin ja pysyy ajantasalla uusista ominaisuuksista. Työkalujen käytön osaaminen on osa työntekijän ammattitaitoa.

– Tästä ammattitaidosta huolehtiminen täytyisi olla yhtiön strategiassa. Yhtiön tulevaisuuden kannalta on erittäin tärkeää, että työntekijät ovat osaavia ja hyvinvoivia tulevaisuudessakin. Ei riitä, että koulutetaan kerran käyttämään jotain ohjelmistoa, vaan kouluttautumisen pitää olla monipuolisia ja pitkäjänteistä, Kopakkala sanoo.

Käyttäjät mukaan jo käyttöönoton suunnitteluun

Usein ensimmäiset virheet tehdään jo ohjelmistojen käyttöönottovaiheessa. Yleisin virhe on, ettei, ratkaisun soveltuvuutta pilotoida. Ohjelmistoa täytyy testata mahdollisimman laajasti, jotta saadaan realistinen kokemus sen soveltuvuudesta. Mahdolliset haasteet ja ongelmat on aina parempi huomata etukäteen.

Toinen virhe on, että lähdetään jalkauttamaan ratkaisua kuuntelematta loppukäyttäjiä. Sadoissa käyttöönotoissa mukana olleen Jari Kopakkalan mukaan ensin pitää käydä läpi ohjelmiston kannalta keskeiset roolit. Heidän kanssaan suunnitellaan, mitä käyttöön otettavalta työkalulta odotetaan ja mitä ominaisuuksia siinä tarvitaan, jotta työn tuottavuutta voidaan parantaa.

On tärkeää kertoa tuleville käyttäjille, miksi ohjelmisto otetaan käyttöön ja mitä hyötyä siitä on heille

– Meillä käyttöönotto lähtee aina siitä, että otetaan rivityöntekijöitä kuultavaksi. Ylhäältä käskien ei yleensä saavuteta hyvää lopputulosta.

Uuden ohjelmiston käyttöönotossa viestintä on kaikkein tärkeintä. Se kannattaa aloittaa jo siinä vaiheessa, kun vasta suunnitellaan digitaalisten työkalujen käyttöönottoa. Uusien asioiden pelkoa ja muutosvastarintaa pystytään yleensä vähentämään, kun tarjotaan riittävästi informaatiota ja luodaan innostusta etukäteen.

– On tärkeää kertoa tuleville käyttäjille, miksi ohjelmisto otetaan käyttöön ja mitä hyötyä siitä on heille, Kopakkala muistuttaa.

Lupa ottaa omaa aikaa

Nykyaikana yksi merkittävä ahdistusta aiheuttava tekijä on tietotulva. Tiedon jakamiseen on työpaikoilla useita välineitä; on sähköposti, erilaisia chat-sovelluksia, intranet, tietopankkeja, analyysityökaluja ja niin edelleen.

Tietotulvan hallintaan on kaksi näkökulmaa. Toinen on työnantajan mahdollistama ja suunnittelema tapa viestiä ja toinen työntekijän omat työtavat. Jotta voidaan varmistaa, että työntekijä saa kaiken hänelle olennaisen tiedon, mutta ei huku tietotulvaan, täytyy tiedonjakoa ja viestintää suunnitella.

Vaikka meillä on digitaaliset työkalut, jotka mahdollistavat nopean viestinnän, se ei tarkoita, että työstä pitäisi selviytyä mahdollisimman nopeasti

Organisaatiossa on hyvä tehdä selkeä jako, mikä on oikea viestintäväline missäkin työtilanteessa, tarkoituksessa ja -tehtävässä. Samoin viestikanavien tärkeysjärjestys on hyvä selventää, jotta työntekijä tietää, mikä tieto on ensisijaista ja mihin tietoon voi reagoida myöhemmin.

– Vaikka meillä on digitaaliset työkalut, jotka mahdollistavat nopean viestinnän, se ei tarkoita, että työstä pitäisi selviytyä mahdollisimman nopeasti. Se ei ole se tavoite, vaan tavallisessa arjen työssä tärkeämpää on tehdä työ mahdollisimman hyvin, Kopakkala muistuttaa.

Työntekijälle pitää antaa mahdollisuus rauhalliseen työaikaan. Varsinkin näin etätyöaikana, työntekijä saa olla itsekäs ja suunnitella oman aikansa käyttämisen. Hänelle pitää antaa mahdollisuus priorisoida itse omia työtehtäviään.

– Yksi osa työkaluihin perehdytystä on se, että opetetaan, miten ne voi hiljentää. Näin työntekijä voi halutessaan ottaa itselleen sen rauhallisen työhetken, Kopakkala muistuttaa.

Onneksi tietotulvan hallintaankin on olemassa jo työkaluja. Niiden avulla tietoa voi koota yhteen paikkaan ja tekoälyn avulla käsitellä tieto jo osittain vastaanottajalle sopivaksi.
Näin työntekijä ei joudu itse seulomaan kaikkia viestejä ja etsimään sieltä itselleen olennaista tietoa, vaan hänelle voidaan tarjota helppo tapa löytää se hänelle tärkein tieto.

Digitaalinen työpäiväkokemus yksi kriteeri työpaikkaa valittaessa

Sujuvan ja joustavan työpäiväkokemuksen merkitys kasvaa koko ajan. Työtä etsivälle modernit työkalut ja suunnitelmallinen kouluttaminen ovat jo nyt tärkeitä asioita työpaikkaa valittaessa. Nuoret koulutetaan jo opiskeluvaiheessa käyttämään digitaalisia työkaluja ja niiden puuttuminen voi työpaikkaa valittaessa kallistaa vaakakupin toisaalle.

Moderni työnantaja kertoo mahdollisille uusille työntekijöille työnteon mahdollisuuksista etukäteen muustakin näkökulmasta kuin vain työroolin näkökulmasta. Työpaikkailmoituksissa voi olla hyvä kertoa, mitä moderneja, työntekoa helpottavia työkaluja on käytössä.

Yksi merkittävä näkökulma on myös mahdollisuus tehdä työtä etänä. Korona-pandemian myötä monissa työtehtävissä on huomattu, että työ sujuu yhtä hyvin etänä kuin toimistolla. Joskus jopa paremmin etänä. Etätyömahdollisuus voi tulevaisuudessa olla jonkinlainen valttikortti työntekijöitä etsittäessä.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.