Sähköisen kirjanpidon hyödyt ja haasteet

Sähköinen kirjanpito tai koko taloushallinnon sähköistäminen voi tuntua pelottavalta askeleelta yrittäjälle, kun vanhat tavat uudistuvat. Yritän tässä blogissa käydä läpi tärkeimmät hyödyt, joita taloushallinnon sähköistämisestä saa ja rehellisesti myös ne haasteet, joita yrittäjä voi sähköistämisprosessissa kohdata.

Hyödyt:

1. Käyttöönotto on nykyään nopeaa ja edullista. Palvelua ei tarvitse asentaa omalle koneelle, vaan se toimii pilvessä ja pääset siihen käsiksi, kunhan sinulla on internet-yhteys. Nopeimmillaan järjestelmän saa käyttöön päivässä ja halvimmillaan se maksaa alle 20€ kuukaudessa.

2. Kun lähetät myyntilaskut verkkolaskuina, saat nopeammin maksun myydyistä tuotteista ja palveluista. Saatavien seuraaminen on helppoa ja siirtäminen perintäprosessiin tapahtuu yhdellä klikkauksella.

3. Ostolaskujen sähköistäminen takaa, ettei mitään jää maksamatta. Ohjelmisto muistuttaa sinua laskujen eräpäivistä ja parhaimmillaan jopa maksaa puolestasi säännöllisesti toistuvat laskut, kuten vuokrat ja puhelinlaskut.

4. Myynnit ja ostot kirjautuvat sähköisessä järjestelmässä automaattisesti kirjanpitoon. Sähköisen tiliotteen käsittely ja täsmäyttäminen esimerkiksi luottokorttiostoihin on nopeaa. Viranomaisilmoitukset hoituvat järjestelmän kautta helposti ja sähköisinä.

5. Kuitit ja matkalaskut on helppo kirjata järjestelmään vaikka jo matkalla ollessa. Modernissa kirjanpito-ohjelmassa on mobiilisovellukset mukana, eikä kuitteja tarvitse säilyttää ja toimittaa kirjanpitäjälle kuukauden vaihteessa. Osassa järjestelmiä myös laskujen hyväksyntä onnistuu jo mobiilisti.

6. Palkanlaskenta on samassa järjestelmässä, jolloin myös palkat kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon.

7. Tieto on ajantasaista ja helposti löydettävissä 24/7. Sinulla on koko ajan reaaliaikainen tieto taloustilanteestasi ja kassavirrasta, eikä sinun tarvitse odottaa kuukauden vaihteeseen nähdäksesi, paljonko tilillä on oikeasti käytettävissä olevaa rahaa. Parhaimmillaan saat lyhytaikaisen kassavirtaennusteen ja pystyt reagoimaan ajoissa muutoksiin.

8. Kaikki kuitit ja laskut sekä kirjanpito arkistoituvat automaattisesti sähköiseen arkistoon, josta niiden löytäminen on helppoa. Kirjanpito-aineisto on tallessa ja säilyttäminen täyttää lakisääteisen velvoitteen.

9. Päällekkäistä työtä poistuu, kun esimerkiksi työntekijät kirjaavat itse työtuntinsa järjestelmään, eikä palkanlaskijan tarvitse syöttää niitä erikseen. Yrittäjän aikaa puolestaan säästyy tärkeämpiin ja tuottavampiin tehtäviin.

10. Taloushallinto-ohjelmistossa yrityksesi taloustiedot ovat varmassa tallessa. Palveluntarjoajat huolehtivat, että tietoturva on erittäin korkealla tasolla.

Haasteet:

1. Käytön opettelu. Ohjelmistot on rakennettu helppokäyttöisiksi, mutta niiden opetteluun kannattaa kuitenkin käyttää aikaa. Kun järjestelmän opettelee kerralla hyvin, saa sen käytöstä paljon enemmän hyötyä.

2. Hinnoittelun vertailu. Jo ennen hankintapäätöksen tekemistä kannattaa tutkia tarkkaan, miten ohjelmisto on hinnoiteltu. Yleensä hinnoittelussa käytetään kuukausihintaa sekä tapahtumahinnoittelua. Tapahtumissa kannattaa katsoa syntyykö kulu esim. laskun luonnista vai vasta lähettämisestä. Tärkeintä on, että tuotteen hinnoittelu on läpinäkyvää ja ymmärrät hinnoitteluperusteet. Myös asiakaspalvelulla voi olla oma hintansa.

3. Kirjanpito-ohjelmia on monen tasoisia. Pienelle yritykselle tarkoitettu ohjelmisto ei välttämättä täytä kaikkia tarpeitasi, kun yrityksesi laajenee ja sen taloushallinnon vaatimukset kasvavat. Varmista, että sinun on mahdollista laajentaa ohjelmiston käyttöä tarpeidesi mukaan, eikä sinun tarvitse kahden vuoden käytön jälkeen vaihtaa uuteen ohjelmistoon.

4. Homma jää puolitiehen. Jos sähköistät vain osan, esimerkiksi myyntilaskutuksen, mutta et ostolaskutusta, voi tietojen kerääminen monesta eri paikasta jopa hankaloittaa sekä omaa että kirjanpitäjän työtä. Eli, kun lähtee sähköistämään kannattaa homma hoitaa osa-alueittain kokonaisuuksina loppuun asti.

5. Ohjelmiston vaihtaminen. Jos jostain syystä haluat tai joudut vaihtamaan järjestelmää, pitää omat tiedot saada ulos järjestelmästä. Varmista siis irtisanomisajan kesto ja aineistokopioiden mahdollisuus. Useissa järjestelmissä tämä on tehty helpoksi.

Toivottavasti näistä hyödyistä ja haasteista on sinulle hyötyä, jos mietit kirjanpidon sähköistämistä. Jos lähdet vertailemaan eri ohjelmistoja suosittelen tutustumaan myös blogiimme Mitä on sähköinen taloushallinto.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.