Sähköinen allekirjoitus tilintarkastuksessa

Sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää kaikkiin yrityksen asiakirjoihin, niin sisäisiin kuin ulkoisten osapuolten kanssa allekirjoitettaviin asiakirjoihin. Tilinpäätöksessä sähköistä allekirjoitusta voi käyttää kaikissa sen vaiheissa. Se nopeuttaa merkittävästi allekirjoitusten saamista ja prosessin läpiviemistä, kun allekirjoitukset voi saada kaikilta osapuolilta jopa yhden päivän aikana.

Sähköinen allekirjoitus ei muuta mitään tilintarkastuksen periaatteita. Yritykseltä, tilintarkastajalta ja muilta toimijoilta edellytettävät toimenpiteet, kuten allekirjoitusvastuut eivät muutu sisällöllisesti. Niin ikään tilinpäätösaineistoon perehtymisen tavat säilyvät ennallaan.

Vain allekirjoittaminen helpottuu ja nopean läpiviennin mahdollisuus paranee. Tilintarkastuksen yhteydessä ei välttämättä tarvita yhtään paperista asiakirjaa. Ainakin nykyisessä siirtymävaiheessa tilintarkastajan ja kirjanpitäjän yhteispeli korostuu, jotta muotovaatimukset täyttyvät.

Sen sijaan tilinpäätöksen turvallisuus ja luotettavuus paranevat, kun asiakirjoja ei tarvitse lähettää postissa, eikä niiden vapaa päivääminen ja jälkikäteinen muuttaminen ole enää sähköisen allekirjoituksen kanssa mahdollista.

Mitä pitää huomioida?

Kun lähtee etsimään sopivaa sähköistä allekirjoituspalvelua kannattaa muistaa, että markkinoilla on paljon palveluita, joihin ei sisälly allekirjoittajan vahva tunnistaminen. Toinen huomioitava seikka on, että esimerkiksi yritysten hallitusten päätösvaltaisuuden tarkastamista ei ole sähköisissä allekirjoituspalveluissa automatisoitu.

Tärkeätä on myös muistaa, että sähköinen allekirjoitus sisältää aina aikaleiman, mikä käytännössä estää kirjaamisen menneisyyteen (backdating). Kun tilinpäätös muodostuu useasta erillisestä, sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta, on oltava tarkkana täsmällisten viittausten kanssa. Jokainen sähköisesti allekirjoitettu asiakirja saa allekirjoitettaessa yksikäsitteisen viitteen, ikään kuin diaarinumeron.

Ja vaikka sinä kulkisitkin jo digitalisaation aallonharjalla, eivät kaikki tilinpäätöksen allekirjoittajat välttämättä kulje samaa polkua. Voi olla tarpeen hankkia tilinpäätökseen sekä sähköisiä että fyysisiä allekirjoituksia. Silloin hankitaan sähköiset ensin ja lopuksi fyysiset tulosteeseen. Riitautettuna tarkastus tehdään vastaavasti kahdella eri tavalla. Tilintarkastajan tulee allekirjoittaa dokumentit ainakin fyysisesti.

Miten se käytännössä tapahtuu?

1. Tilinpäätösluonnoksen tultua todetuksi olennaisesti oikeaksi, kirjanpitäjä luo siitä PDF-tiedoston ja lähettää sen hallitukselle sekä tilintarkastajalle allekirjoitettavaksi.
2. Tilintarkastusmerkintä on laadittu tilintarkastajan ja kirjanpitäjän yhteistyössä oikean muotoisena osaksi tilinpäätösasiakirjaa.
3. Allekirjoitukset voidaan kerätä järjestyksessä, tai tilintarkastaja odottaa ennen omaa allekirjoitustaan että yrityksen hallituksen päätösvaltaisuuden edellyttämä allekirjoittajamäärä on koossa.
4. Toimintakertomus lähetetään vain hallitukselle allekirjoitettavaksi.
5. Tilintarkastuskertomus voidaan myös allekirjoittaa sähköisesti.
6. Sähköisesti allekirjoitettu tilinpäätöstiedosto on alkuperäinen asiakirja, ja se tulee säilyttää sähköisenä. Siitä tehdyt muuttamattomat kopiot ovat myös alkuperäisiä asiakirjoja.
7. Jos tilinpäätösmerkintä tehdään eri asiakirjaan, siinä tulee viitata sähköisesti allekirjoitetun tilinpäätöksen yksikäsitteiseen viitteeseen.
8. Kirjanpitäjä tai hallituksen sihteeri on luonnollisin “kellokalle”.

Työnkulku vaihtelee allekirjoituspalveluittain, mutta yhteistä on:
● allekirjoituspyynnön vastaanottaminen sähköpostilla tai tekstiviestillä
● asiakirjaan perehtyminen
● pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttö tunnistautumiseen
● allekirjoituksen tietoinen tekeminen
● oman kappaleen toimitus tai lataaminen

Sähköisesti allekirjoitetusta tiedostosta löytyy tekninen tunniste, joka on yksikäsitteinen ko. asiakirjalle (vrt. diaarinumero). Toisessa asiakirjassa voidaan viitata tunnisteeseen, jolloin muodostuu kiistämätön viittaus tiettyyn sisältöön, allekirjoittajiin jne. Tilinpäätösmerkintä voidaan siis tehdä erilliseksi asiakirjaksi, joka sisältää sähköisesti allekirjoitetun tilinpäätösasiakirjan tunnisteen, ja sen allekirjoitus voi olla tilinpäätösasiakirjan allekirjoittamisesta erillinen prosessi, eli käytännössä: tilinpäätösmerkintä tehdään erillisenä asiakirjana. Myös johdon vahvistuskirje laaditaan omaksi asiakirjakseen ja allekirjoitetaan omana allekirjoitusprosessinaan sähköisen allekirjoituspalvelun kautta.

Suomen tilintarkastajat ry. on aloittanut sähköistä allekirjoittamista koskevan ohjeistuksen valmistelemisen.

Tukea sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa saa myös sähköisten allekirjoituspalvelujen toimittajilta. Tutustu Visma Signiin.


Harri Koponen on Visma Signin johtaja. Hän on yritysten kasvun, kannattavuuden ja asiakaskokemuksen asialla. Pilvipalvelut tarjoavat oikotien niiden saavuttamiseen.