Ota henkilöstö mukaan taloushallinnon uudistukseen

Onnistuneeseen muutokseen tarvitaan mukaan koko yrityksen henkilökunta. Tämä pätee niin liiketoiminnan uudistamiseen kuin taloushallinnon automatisointiin. Merkittäviä muutoksia ei saada aikaan pelkästään yrityksen johdon tai talousosaston voimin, vaan toimintakulttuuria muuttamalla.

Taloushallinnon automatisoinnin tavoitteiden ja niiden asettamisen tulee lähteä siitä, mitä tietoja automaatiolla halutaan saada aikaiseksi ja mitä raportteja ohjelmiston halutaan tuottavan. Vasta sitten kannattaa miettiä, mitkä ratkaisut ovat parhaita ja mitä prosesseja se vaatii. Suunnittelu kannattaa aloittaa puhtaalta pöydältä. Mieti, mitä haluaisit jos ei olisi mitään rajoitteita.

Jos haluat viedä automaation mahdollisimman pitkälle, sinun kannattaa haastaa järjestelmätoimittajat. Vanhalla mallilla ei kannata tehdä nopeammin, vaan miettiä koko kuvio uusiksi. Vain siten voit oikeasti kasvattaa yrityksen tehokkuutta.

Muutos koskee koko henkilökuntaa

Uuden taloushallintojärjestelmän käyttöönotto tuo muutoksia kaikkien yrityksen työntekijöiden arkeen, joten kokonaisuutta kannattaa lähteä pohtimaan yrityskulttuurin muutoksen kautta. Koko henkilöstön on hyvä ymmärtää, mitä hyötyä muutoksesta on eli miten yritys kokonaisuutena toimii paremmin uudistuksen jälkeen ja miten yksittäinen työntekijä siitä hyötyy.

Sähköisessä taloushallinnossa työntekijät mm. itse kirjaavat työtunnit ja tekevät matkalaskut. Se vaatii kulttuurin muutosta ja siksi asioista pitää puhua avoimesti etukäteen. Mikään ei ole niin raivostuttavaa kuin se, että teet työtä, jonka merkitystä et ymmärrä. Yrityksen johdon pitääkin tehdä kaikkensa, että ihmiset ymmärtävät kirjaamisen tärkeyden.

Työntekijöille kannattaa antaa mahdollisuus osallistua prosessiin, jolloin he sitoutuvat muutokseen paremmin. Se auttaa työntekijöitä näkemään, miksi asioita tehdään. Jokaiselta työpaikalta löytyy myös henkilöitä, jotka haluavat ja kykenevät oppimaan ohjelmiston käytön syvällisemmin. Heidät kannattaa vastuuttaa avainhenkilöiksi, jotta he voivat neuvoa muita.

Hyväksy virheet

Ison muutoksen alkumetreillä vertaistuki on erittäin tärkeää. Aluksi asiat voivat mennä huonompaan suuntaan, kun ihmiset joutuvat rikkomaan rutiineja. Siksi on tärkeää rohkaista työntekijöitä myös epäonnistumaan.

Työntekijät eivät uskalla tehdä rohkeita päätöksiä tai kokeilla uutta, jos epäonnistumisesta on aikaisemmin tuomittu tai annettu vääränlaista palautetta. Se on varmin tapa tyrehdyttää kokeilut, jolloin myös innovatiivisuus häviää työpaikalta.

Oma-aloitteisuuteen on hyvä kannustaa, mutta samalla huolehtia, etteivät kriittiset toiminnot vaarannu. Työntekijöiden tulee tietää mistä he saavat apua, jos uuden ohjelmiston käyttö ei onnistukaan ensimmäisellä yrityksellä. Yrityksen kannattaa luoda kokeilulista, johon henkilökunta voi koota pieleen menneet kokeilut. Samoja virheitä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, kun niistä pidetään yhteistä kirjaa.

Tulosten seuranta ja niistä kommunikointi on tärkeää

Projektin etenemisen seuranta on tärkeää. Muutos on usein hidasta ja välillä voi tuntua, että mitään ei tapahdu. Jatkuvan seurannan ansiosta on helppo nähdä, miten on edistytty.

Kommunikointia on tärkeää jatkaa läpi koko taloushallinnon uudistusprojektin. Yrityksen johdon pitää varmistaa, että viestintätavat ovat riittävät uudistuvassa ympäristössä. Haasteet ja prosessin kehitys on myös hyvä käydä säännöllisesti yhdessä läpi.

Taloushallinnon uudistaminen vaatii yritykseltä ja sen työntekijöiltä aluksi jonkin verran lisäpanostuksia, kun järjestelmän käyttöä opetellaan. Käyttö muuttuu kuitenkin nopeasti rutiiniksi ja pitkällä aikavälillä taloushallinnon automatisoinnista on merkittävää hyötyä niin yrityksen tulokselle, taloushallinnolle, johdolle kuin työntekijöillekin.

Lue oppaastamme 5 vinkkiä talouden ohjaamisen automatisointiin.


Juhani Lehtonen on Visma Solutionsin vanhempi tuoteasiantuntija. Juhanin mielestä moderni tapa rakentaa yrityksen järjestelmäratkaisuja vaatii henkilöstön hyödyntämistä, vastuunjakamista ja yhteiskäyttöistä ympäristöä.