Ostolaskujen käsittely: näin säästät aikaa ja rahaa

Ostolaskujen manuaalinen ja paperinen käsittely tuhlaavat ihmisten arvokasta aikaa yrityksissä. Paljon. Siirtyminen verkkolaskujen vastaanottoon säästää aikaa ja rahaa.

Verkkolasku vs. paperinen ostolaskujen käsittely

Billentiksen laajan verkkolaskuraportin (e-invoicing report 2016) mukaan automatisoidulla verkkolaskun käsittelyllä saavutetaan jopa 60-80 % kustannussäästöt verrattuna perinteiseen laskujen käsittelyyn. Ero on valtava ja jokaisen yrityksen kannattaa tavoitella kustannussäästöjä verkkolaskutuksen avulla.

Billentiksen esimerkit yksittäisten laskujen käsittelykuluissa sekä lähetyksessä että vastaanotossa ovat euroina mitattuna merkittäviä. Lähettäjän päässä verkkolaskun hyödyntäminen säästää 59 % laskun käsittelykuluista (4,50 € vs. 11,10 €). Ostolaskun vastaanottajan säästö verkkolaskua hyödyntämällä on 62 % (6,40 € vs. 17,60 €).

Laskettu säästö on perusteltu tarkasti ja säästöä syntyy käsittelyketjun eri vaiheista. Verkkolasku on nopeampi luoda ja lähettää. Paperilaskun lähetyskulut nousivat Suomessa 2017 alussa jälleen 7 %. Saapuneen suorituksen kohdistaminen sekä arkistointi tapahtuu automaattisesti. Vastaanottajan päässä säästöä syntyy niin vastaanotossa, laskun tarkastamisessa, maksamisessa ja arkistoinnissa.

Hyödynnä automaatio ostolaskujen käsittelyssä

Verkkolaskutus mahdollistaa myös paljon Billentiksen tutkimusta suuremman kustannussäästön, kun hyödynnetään automaattisia tarkastussääntöjä. Silloin käsittelykulut koostuvat lähinnä vastaanotosta ja maksamisesta syntyvistä transaktiokuluista, jotka ovat vain noin 1 euron luokkaa.

Automaation hyödyntäminen on helppoa. Se voi perustua joko sääntöihin tai hyväksyttyihin ostotilauksiin. Tarkastussääntöjä on helppoa luoda säännöllisesti toistuville maksuille, joiden kustannusraja on tiedossa tai esimerkiksi tietylle toimittajalle. Ostotilauksiin perustuva automaatio puolestaan vertaa hyväksyttyä hankintaa saapuneeseen ostolaskuun.

3 varmaa askelta, joilla saavutat säästöjä

1. Ota vastaan pääosin verkkolaskuja
2. Rakenna automaattiset tarkastussäännöt toistuviin laskuihin
3. Hyödynnä ostotilauksia hankinnoissa

Jos et vielä ole siirtynyt sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn, on aika tehdä muutos.

Netvisor asiakas: aloita ostolasku-osion käyttöönotto täältä.
Ei vielä Netvisoria, mutta kiinnostuit: tutustu osto-osioon tarkemmin tai pyydä saman tien tarjous.


Juha Kuokkanen hengittää ja elää digitalisaatiosta. Kenenkään ei kannata tuhlata aikaa asioihin, jotka voi tehdä helpommin, nopeammin tai automatisoida kokonaan. Juhalla on yli kuuden vuoden kokemus Netvisorin ja Visma Solutionsin markkinoinnissa.