Ostolaskuautomaatio on lyömässä läpi yrityksissä

Ostolaskujen tarkastamisen ja maksamisen automatisointi on nykyään teknisesti melko helppoa, mutta henkinen puoli onkin toinen juttu. Moni yrittäjä pohtii, miten kukaan voisi uskoa firman rahaliikennettä tietokoneen hoidettavaksi? Näin kuitenkin tapahtuu koko ajan entistä enemmän. Yhä useampi uskaltaa jo luottaa automaatioon esimerkiksi puhelin-, laajakaista- ja vuokralaskujen kohdalla.

– Tässä ollaan juuri nyt ottamassa iso askel automaation suhteen. Yrityksissä ollaan pikkuhiljaa avautumassa ajatukselle, että joku järjestelmä voisikin hoitaa laskujen maksun, kertoo Kontor Oy:n toimitusjohtaja Petri Tykkä.

Puhelinlaskusta on hyvä aloittaa

Jos yrityksellä on jo sähköinen taloushallinto-ohjelma käytössä, on ostolaskujen automatisoinnin aloittaminen helppoa. Rantalainen Oy:n palvelupäällikkö Kuisma Puurunen suosittelee aloittamaan pienin askelin. Alkuun kannattaa automatisoida vain yksi lasku. Kun on muutaman kuukauden seurannut ja huomannut, että automaatio toimii, eikä virheitä ole tapahtunut, voi automaation piiriin lisätä uusia laskuja.

Tietyt laskut pysyvät kuukaudesta toiseen samansuuruisina, ne tulevat aina samalta toimittajalta ja tilinumerot pysyvät samoina. Kun kaikki laskun tiedot pysyvät täysin samoina, on niiden tarkastamiseen ja maksamiseen helppo tehdä säännöt, joita sähköinen järjestelmä noudattaa orjallisesti. Paljon orjallisemmin kuin ihminen, joka voi kirjata verkkopankkiin väärän summan, unohtaa laskun maksamisen kokonaan tai kirjata laskun väärin kirjanpitoon. Järjestelmä ei tällaisia virheitä tee, ellei ihminen ole antanut sille vääriä ohjeita. Järjestelmä ilmoittaa heti, jos jokin tarkastettavista laskun tiedoista, esimerkiksi tilinumero poikkeaa säännöstä.

Automaatio poistaa toistuvan, turhan työn. Laskujen käsittelyyn kuluu noin minuutti per manuaalinen vaihe.

Automatisointi siis helpottaa yrittäjän arkea merkittävästi. Turhaa manuaalista työtä poistuu, kun jokaista laskua ei tarvitse itse tarkastaa ja kirjata käsin kirjanpitoon. Toiminta nopeutuu ja kaikki tieto tallentuu kirjanpitoon reaaliaikaisesti. Yrittäjä säästää ajan ja rahan lisäksi myös hermojaan, kun joka päivä ei tarvitse muistella, oliko tänään jonkun laskun eräpäivä. Myös virheiden määrä pienenee, kun automaatio hoitaa laskujen maksun täsmälleen sinä päivänä ja sen suuruisena kuin sen on käsketty se maksaa. Jos järjestelmä huomaa virheen, se ilmoittaa siitä heti asianosaiselle ihmiselle, joka voi tehdä tarvittavat korjaukset.

– Automaatio poistaa toistuvan, turhan työn. Laskujen käsittelyyn kuluu noin minuutti per manuaalinen vaihe; tarkistus, maksaminen, tiliöinti ja niin edelleen. Tämä aika kertautuu laskujen määrällä ja vuosien mittaan siitä tulee merkittävä aikajakso, jonka olisi voinut käyttää tuottavamminkin, Kuisma Puurunen pohtii.

Paljon voi jo automatisoida, mutta ei kaikkea

Tällä hetkellä tavallisessa yrityksessä, jolle tulee vähän ostolaskuja, voidaan automatisoida jo lähes kaikki ostolaskut. Jos lasku tulee sisään sähköisenä laskuna esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmaan, voidaan koko prosessi laskun vastaanotosta ja tarkastuksesta aina maksamiseen, tiliöintiin ja kirjanpitoon saakka automatisoida. Suurissa yrityksissä tai toimialaltaan sellaisissa yrityksissä, joille tulee paljon ostolaskuja, voidaan niissäkin automatisoinnilla helpottaa laskujen kierrätyksestä aiheutuvaa taakkaa ja säästää aikaa automatisoimalla tietyt säännölliset laskut.

Ostolaskujen automatisointi helpottaa myös tilitoimiston arkea, kun manuaalinen työ vähenee. Automaatio poistaa henkilöriippuvuuden, eli maksut hoituvat, vaikka kirjanpitäjä olisi kipeänä, eikä hänelle välttämättä tarvitse hankkia tuuraajaa.

– Ostolaskuautomaatiosta on merkittävää hyötyä tilitoimiston ja yrittäjän yhteistyölle. Kun automatisoidaan manuaaliset työvaiheet, vapautuu kirjanpitäjän aikaa tärkeämpään, eli liiketoiminnan kehittämiseen ja neuvontaan, Petri Tykkä sanoo.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.