Näin onnistut järjestelmäintegraatiossa

Yleisin virhe järjestelmien integraatioissa on, ettei järjestelmien yhteiskäyttöä ole suunniteltu kunnolla. Koko prosessin täytyy lähteä liikkeelle siitä, että yrityksessä mietitään, miten järjestelmästä halutaan hyötyä. Mitä toimintoja halutaan automatisoida ja mitä tietoja saada siitä ulos. Jos oma mielikuvitus ei riitä miettimään kaikkia mahdollisuuksia, kannattaa neuvoa kysyä omasta tilitoimistosta tai muilta alan asiantuntijoilta.

Järjestelmäintegraatioissa on pohjimmiltaan kyse yrityksen toimintatavoista. Jotta ohjelmistoista saa täyden hyödyn irti, täytyy olla valmis muuttamaan yrityksen prosesseja. Pitää miettiä miten yrityksen eri osastoilla toimitaan ja miten niitä toimintoja voitaisiin yhdistää tai jopa automatisoida järjestelmien avulla. Miten esimerkiksi asiakkuuksien hoito ja laskutus voitaisiin yhdistää niin, ettei asiakastietoja tarvitsisi pitää yllä useissa eri järjestelmissä vaan tieto kulkisi järjestelmästä toiseen automaattisesti.

Onnistunut integraatio askel askeleelta

1. Mieti, mihin tarkoitukseen uusi järjestelmä tai nykyisten integraatio tulee. Miten haluat siitä hyötyä, aika- ja kustannussäästöinä, tietojen virheettömyytenä vai reaaliaikaisuutena? Millaisen muutoksen haluat saada aikaan liiketoimintaprosesseissa? Kysy myös henkilökunnan mielipidettä, sillä heillä voi olla uusia ideoita yrityksen käytäntöihin.

2. Päätä, mistä olet valmis luopumaan. Haluatko eroon Excelistä tai jostain muusta vanhasta järjestelmästä? Uuden järjestelmän myötä voit joutua vaihtamaan esimerkiksi vanhan analogisen kassajärjestelmäsi uuteen digitaaliseen järjestelmään. Oletko valmis luopumaan joistakin yrityksen toimintatavoista automaation myötä?

3. Mitkä ovat hankintakriteerisi? Painaako vaakakupissa hinta, ominaisuudet vai tuttavien suosittelu?

4. Tee selkeä päätös ja sitoudu siihen. Toimintatapojen uudistaminen vaatii työtä, joten sinun täytyy olla valmis panostamaan henkilökunnan koulutukseen, ajattelumallien muokkaamiseen ja muuttamaan omiakin toimintatapojasi.

5. Hanki ohjelmisto ja tarvittavat integraatiot. Integraation toimittaminen kestää ohjelmistoista ja koulutustarpeista riippuen muutamista minuuteista viikkoihin.

6. Käyttöönotto kannattaa tehdä perusteellisesti, jotta saat uudesta ohjelmistosta ja integraatioista täyden hyödyn irti. Järjestelmistä saatava kokonaishyöty maksaa kyllä käyttöönottoon ja koulutuksiin käytetyn ajan ja rahan moninkertaisena takaisin.

7. Viimeinen, mutta tärkein vaihe on uusien toimintatapojen ja prosessien jalkauttaminen koko yritykseen. Muutoksen johtaminen on erittäin tärkeässä asemassa ja se vaatii aktiivista viestintää ja henkilökunnan motivointia.

Kirjoittajat, Johanna Nousiainen ja Kari Ryynänen vastaavat Visma Netvisorin ohjelmistokumppanuuksista.


Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 35 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.