Ostolaskujen käsittely ja palkanlaskennan käyttöönotto

Yrittäjäharjoitteluni on päässyt siihen vaiheeseen, että rahaa ei pelkästään tule, vaan sitä myös menee. Olen päässyt opettelemaan ostolaskujen käsittelyä. Oikeassa elämässä tämä tietysti toimii toisin päin. Yleensä joudutaan tekemään investointeja ennen kuin rahaa alkaa tulla sisään.

Eikä rahan meno minunkaan yrityksessäni rajoitu pelkästään laskujen maksuun, vaan täytyyhän työntekijöille maksaa palkkaa. Anin Asu Oy:ssä on näin alkuun kolme työntekijää, itseni mukaan lukien. Saapa nähdä onko minulla ensimmäisinä kuukausina varaa maksaa itselleni palkkaa ollenkaan.

Blogisarjan aikaisemmat osat:
Noviisina yritystä perustamaan
Kerran nähty vaiva säästää paljon aikaa jatkossa

Raha liikkeelle nopeasti

Viime kerralla harjoittelimme myyntilaskujen tekoa ja huomaan, että kurssitoverit ovat oppineet laskujen luonnin näppärästi. Netvisorin etusivun Avoimet Ostot -vidget ilmoitti useista uusista ostolaskuista. Laskujen perusteella olen tehnyt hyvin erikoisia hankintoja, mutta harjoittelun hengessä makselen kaikki kiltisti pois. Olen investoinut muun muassa toimistopupuun ja ulkotulitelineisiin.

Ostolaskujen käsittelyssä tärkein vaihe lienee tarkastaminen. Onhan laskun lähettäjä oikeasti kumppanini ja onhan laskun sisältö se, mitä sovittiin. Näin sähköisten laskujen aikana yksi helpotus on ainakin se, että pitkiä tilinumeroita ei välttämättä tarvitse tarkistaa, jos lasku tulee vanhalta tutulta toimittajalta. Heidän tietonsa löytyvät jo järjestelmästä ja ohjelmisto tarkistaa ne puolestasi. Jos toimittaja on uusi tuttavuus, kannattaa myös tilinumero tarkistaa.

Odotan mielenkiinnolla sitä kurssin vaihetta, jolloin pääsemme automatisoimaan ostolaskutuksen.

Netvisorissa laskun tarkastaminen on sinänsä helppoa, olennaisimmat tiedot löytyvät yhdeltä riviltä ja laskun pääsee halutessaan tarkastamaan vaikka rivi riviltä, aivan kuten paperilaskulta. Laskun maksaminen vaatii muutamia klikkauksia, joten vahingossa yhtään laskua ei pääse maksamaan ilman tarkastuksia.

Jos kyseessä on jo vähän suurempi yritys, jossa laskun tarkastaja on eri henkilö kuin maksaja, voi laskun lähettää tarkastuskiertoon yhdellä klikkauksella. Vaikka lasku tarvitsisi useamman tarkastajan, tapahtuu se aivan yhtä helposti, kunhan ohjelmistoon on asetettu valmiit kiertolistat.

Ostolaskun maksamisen jälkeen tapahtui sama hämmentävä asia kuin myyntilaskujenkin kohdalla. Minun ei tarvinnut tehdä mitään. Ohjelmisto kirjasi laskun automaattisesti kirjanpitoon. Vieläpä oikeille tileille, kun kyseessä oli kumppani, jolle olin asetettanut oletustilit valmiiksi. Itse asiassa lasku oli kirjautunut kirjanpitoon, ostovelkoihin heti järjestelmään saapuessaan, jolloin se näkyi myös kassavirtaennusteessa saman tien.

Sen verran aikaa vievää ja silmiin koskevan tarkkaa syynäämistä ostolaskujen tarkastaminen kuitenkin oli, että odotan mielenkiinnolla sitä kurssin vaihetta, jolloin pääsemme automatisoimaan ostolaskutuksen.

Palkanlaskenta kannattaa jättää ammattilaisille

Otimme tällä viikolla myös palkanlaskennan ja resurssienhallinnan käyttöön. Jos kirjanpidon asetusten laatiminen vei aikaa ja vaati kymmenien pienten, mutta tärkeiden asioiden huomioimista, on palkanlaskennan käyttöönotto vielä monin verroin monimutkaisempaa. Se kannattaa suosiolla jättää ammattilaiselle, mutta avaan asiaa tässä hieman.

Palkanlaskennan käyttöönotossa ohjelmistoon kirjataan kaikkien palkansaajien tiedot. Jos heitä on paljon, voidaan ne onneksi tuoda massatuontina Excelin avulla. Toinen merkittävä helpotus Netvisorissa on, että siitä löytyy peruspalkka- ja lomalaskentamallien lisäksi joidenkin toimialojen tessien mukaiset palkkamallit valmiina.

Kunnioitukseni palkanlaskijoiden ammattitaitoa kohtaan kasvoi exponentiaalisesti.

Vaikka ohjelmistossa on valmiita palkkamalleja, voidaan niitä joutua yrityskohtaisesti muokkaamaan riippuen, miten paljon on yrityskohtaisia sopimuksia. Tämä muokkaus täytyy käyttöönottovaiheessa tehdä käsin.

Lisäksi käyttöönotossa ohjelmaan kirjataan mm. sosiaalimaksujen prosentit, palkansaajien verokortit, lisätään palkkaperusteet jokaiselle palkansaajalle, asetetaan jokaisen palkansaajan lomalaskennan alkusaldo, tuodaan palkansaajien työhistoria ja niin edelleen. Asiaan vihkiytymättömälle tämä on täysin mahdoton tehtävä, kun se voi viedä ammattilaiseltakin päiviä, henkilöstön määrästä riippuen.

Onni on, että kun käyttöönotossa kaikki on tehty huolellisesti, säästyy palkanlaskijan aikaa jatkossa merkittävästi. Esimerkiksi loma- ja lomakorvauslaskenta ovat sellaista korkeampaa matematiikkaa, että ammattilaiseltakin kuluu niihin paljon aikaa. Kun niille on käyttöönotossa kirjattu tarkat perusteet, hoitaa Netvisor ne jatkossa automaattisesti.

Täytyy sanoa, että palkanlaskennan käyttöönottokoulutuksen jälkeen olin väsyneempi kuin aikoihin työpäivän jälkeen. Kunnioitukseni palkanlaskijoiden ammattitaitoa kohtaan kasvoi exponentiaalisesti.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.