Leikkiyrittäjyyttä on nyt takana vajaat kaksi kuukautta. Kuherruskuukausi yrityksen taloushallinnon kanssa on ohi ja olemme päässeet maistamaan myös sitä ankeampaa arkea, kuittien ja laskujen tiliöintiä.

Kirjanpito Netvisorissa

Bisnekset pyörii, laskuja lähtee asiakkaille ja niitä myös tulee maksettavaksi. Nyt, kun rahaliikenne on saatu testiyrityksissämme käyntiin huomaan, että rahaliikenteen hallinta yrityksessä ei todellakaan ole yhtä yksinkertaista kuin yksityisenä henkilönä.

Yksityishenkilönä saan kaikki laskuni nettipankkiin ja siellä ne menevät maksuun automaattisesti. Yrittäjänä olen velvollinen tarkistamaan laskut tai ainakin luomaan automaatiosäännöt tarkastuksille.

Olen myös velvollinen huolehtimaan, että jokainen lasku ja kuitti kirjautuu kirjanpitoon oikein. Ainakin summa, päivämäärä, kirjanpidon tili ja tositenumero täytyy tarkastaa. Ellei ymmärrä kirjanpidon logiikkaa, menevät kirjanpidon tilit ja tositenumerot varmasti sekaisin.

Automaatio hoitaa ne hankalimmat tehtävät

Netvisorin automaatio onneksi hoitaa kaiken tämän puolestani suurimmassa osassa tapauksia. Mutta, kun eteen tulee poikkeus, täytyy se hoitaa käsin.

Viimeinen tarkastusmahdollisuus on tiliotteella, jonka rivejä voi tiliöidä tai kohdistaa manuaalisesti järjestelmässä oleviin laskuihin aina tilikauden päättämiseen asti. Osto- ja myyntilaskujen tiliöinti tapahtuu hieman eri tavalla ja ne vaativat useampia klikkauksia.

Ne oppii kyllä muistamaan muutaman toistokerran jälkeen. Näitä manuaalisia tiliöintejä ja tositteita tehdessä ajattelin kuitenkin vain, että on todella hienoa, että tätä tehtävää varten on olemassa omat ammattilaisensa ja minä voin delegoida kaiken tämän tilitoimistolle.

Kun kirjanpitolain mukaan yrittäjän velvollisuuksiin kuuluu antaa tilinpäätöksessä oikea ja riittävä kuva yrityksen tilasta, on lain noudattaminen käytännössä mahdotonta, jos kirjanpidossa on tehty virheitä pitkin vuotta. Vaikka ne olisivat kuinka pieniä, kertautuvat ne tilikauden vaihteessa, eikä korjaaminen siinä vaiheessa ole todellakaan helppoa. Itse en ainakaan haluaisi sitä stressiä kaiken muun yrittämiseen liittyvän stressin lisäksi.

Tutustu Netvisor-tilitoimistoihin.

Muistuttaminen ja perintä yhden napin takana

Sähköisessä taloushallinto-ohjelmistossa laskujen maksun unohtaminen on mahdotonta. Siis jos kaikki laskut tulevat järjestelmään sähköisinä ja ohjelmistoa käytetään säännöllisesti. Netvisor ilmoittaa heti avausnäytössä, mitä minun on tänään tehtävä järjestelmässä. Se ilmoittaa, jos järjestelmään on saapunut uusia laskuja, jos jokin lasku on tarkastamatta, maksamatta tai tiliöimättä.

Minä olen aina ollut tunnollinen ja täsmällinen laskujen maksaja, joten olen huolehtinut Anin Asunkin laskut maksuun ajallaan. Muutamat asiakkaani sen sijaan eivät olleet hoitaneet laskujaan eräpäivään mennessä, joten pääsin tällä viikolla lähettelemään maksumuistutuksia.

Samalla tavalla kuin Netvisor muistuttaa ostolaskuista, muistuttaa se myös erääntyneistä myyntilaskuista. Muistutuslaskujen lähettäminen ja perinnän suorittaminen on Netvisorissa hämmentävän helppoa. Avoimet myyntilaskut listalta valitaan erääntynyt lasku, klikataan käsittele erääntyneet ja lähetä maksumuistutus. Perintä tapahtuu aivan samalla tavalla.

Näiden parin klikkauksen taustalla tapahtuu jälleen käsittämättömän paljon asioita. Lasku lähtee asiakkaalle saman suuruisena kuin alkuperäinen lasku, sen otsikko ja saateteksti vain ovat muuttuneet muistuttamaan laskun erääntymisestä tai perintään siirtymisestä. Samalla tiedot uudesta laskusta kirjautuvat kirjanpitoon.

Kassavirtaennuste

Kokonaiskuvan yritykseni rahaliikenteestä saan Netvisorin etusivulla näkyvästä kassavirtalaskelmasta. Se kertoo hyvin havainnollisesti vihreillä ja punaisilla palkeilla, kuinka paljon rahaa on liikkunut ja liikkuu tulevina viikkoina. Anin Asun kassavirta näyttää ainakin tällä hetkellä vielä kohtuullisen hyvältä. Enemmän vihreää kuin punaista. Sehän se yrittämisen perimmäinen tavoite on; tuottaa enemmän kuin kuluttaa.

Sarjan aiemmat blogit voit lukea täältä:
Näin minä opin käyttämään Netvisoria – noviisina yritystä perustamaan
Näin minä opin käyttämään Netvisoria – kerran nähty vaiva säästää aikaa
Näin minä opin käyttämään Netvisoria – rahan meno varmistettu


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.