Vastaus on satoja. Nykyään, kun niin moni asia toimii automaatiolla, sitä ei tule edes ajateltua, mistä se tulee. Mitäänhän ei itse asiassa tapahtu ihan itsestään, vaan jokaisen automaattisen tapahtuman taustalla on ihmisen ohjelmistolle antamia sääntöjä, joiden toteutuessa se toteuttaa käsketyn toiminnon. Mitä enemmän sääntöjä, sitä tarkemmin ohjelmisto pystyy toteuttamaan ihmisen toiveita.

Netvisor kirjanpidon opiskelu

Anin Asu Oy:ssä on alkanut liikkua jo niin paljon laskuja, että viimein tuli aika automatisoida osa niistä. Yrittäjäharjoitteluni ja Netvisorin käytön opettelu ovat siis edenneet siihen vaiheeseen, että olen päässyt laatimaan automaatiosääntöjä. Netvisorin automaation taustalle kurkistaminen on kieltämättä ollut yksi jännittävimmistä ja eniten odottamistani asioista koko “työharjoittelussani”.

Myyntilaskujen osalta Netvisorissa pystyy automatisoimaan joitakin toimintoja, kuten laskujen lähettämisen. Ostolaskutuksen sen sijaan pystyy automatisoimaan vaikka kokonaan, jos yritykselle tulee laskuja pääasiassa samoilta toimittajilta ja niiden sisältö pysyy samana kuukaudesta toiseen.

Lue blogisarja alusta alkaen:
Noviisina yritystä perustamaan

Ostolaskujen automatisointi

Jokaiselle yritykselle tulee puhelin-, nettiliittymä-, vuokra-, ynnä muita vastaavia laskuja, joissa lähettäjän tiedot, laskun summa ja joskus jopa viitenumero pysyvät laskusta toiseen samana. Joillakin voi myös olla vakituisia toimittajia, jotka toimittavat samat tuotteet varastoon joka kuukausi. Tällaisten toistuvien laskujen käsittely voidaan Netvisorissa automatisoida sataprosenttisesti.

Laskuja voidaan automatisoida myös osittain. Automaatio voidaan asettaa esimerkiksi jaksottamaan lasku, linkittämään ostolaskurivit ostotilaukseen tai asettaa automaattinen kiertolista, jolloin lasku lähtee heti järjestelmään tultuaan tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi oikeille ihmisille. Kaiken muun voi edelleen hoitaa käsin, jos niin haluaa.

Kerrankin joku noudattaa toiveitani kirjaimellisesti, eikä väitä vastaan.

Netvisorissa voi laatia kaikkia toimittajia koskevia sääntöjä. Jokaisen toimittajan kohdalla voidaan päättää myös erikseen, miten pitkälti heiltä tulevat laskut annetaan automaation hoidettavaksi.

Netvisorissa pystyy määrittämään kymmeniä erilaisia sääntöjä sille, miten paljon “valtaa” automaatiolle annetaan. Alla yksi esimerkki AninAsun automaatiosäännöstä, jossa Netvisorille annetaan oikeus hyväksyä, maksaa ja tiliöidä saapunut ostolasku, jos laskun summa on alle 100 euroa, toimittajan tilinumero on se, jolle lasku on ennenkin maksettu ja laskulta löytyy sana “puhelin”.

Netvisor ostolaskuautomaatiosäännöt

Mitä useampi sääntö sitä varmempi olo

Jo näillä säännöillä voin olla varma, että automaatio hoitaa puhelinlaskun aivan kuten pitäänkin. Toimittajan tilinumeron avulla karsin huijarilaskuttajat pois. Maksimisummalla määritän sen summan, jonka automaatio voi vielä hyväksyä, mutta pidätän itselläni oikeuden tarkastaa suuremmat laskut.

Puhelin-sanan löytyminen laskulta varmistaa, että kyseisen toimittajan laskuista juuri puhelinliittymää koskevat maksut menevät maksuun automaattisesti, mutta muut mahdolliset laskut haluan edelleen tarkastaa itse. Näiden sääntöjen lisäksi olen vielä asettanut kyseisen toimittajan taakse oletustilin, joten kyseinen lasku myös tiliöityy automaattisesti etukäteen valitsemalleni kirjanpidon tilille.

Kun olen siis kerran nähnyt sen vaivan, että olen laatinut nämä säännöt ja asettanut oletustilit, säästyy minulta jatkossa joka kuukausi aikaa tällaisten säännöllisten laskujen käsittelemisestä.

Kuvassa näkyy myös muutamia muita sääntöjä, joita ostolaskuille voi asettaa. Netvisorilla voi todellakin rakentaa satoja erilaisia automaatiosääntöjä yhdistelemällä eri ehtoja eri laskun käsittelyn toimintoihin. Yksi hyvin näppärä ja usein käytetty automaatiosääntö on pyöristyseron kirjaaminen automaattisesti.

Tarkka ja tunnollinen apulainen

Automaatiosääntöjen laatiminen on mielenkiintoista ja myös jotenkin kummallisen voimaannuttavaa. Joku varmaan hymähtelee tätä lukiessaan, mutta tunsin itseni hetkellisesti eräänlaiseksi kaikkivaltiaaksi, kun määrittelin automaatiosääntöjä ostolaskujen käsittelyyn.

Siinä on jotain jännittävää, kun pystyy käyttämään valtaa antamalla ohjelmistolle toimintaohjeita, joiden pohjalta se tulee tekemään työtä puolestani. Lisäksi voin olla varma, että kerrankin joku noudattaa toiveitani kirjaimellisesti, eikä väitä vastaan. Nyt ymmärrän paljon paremmin eräältä yrittäjältä kuulemani kuvailun:

Netvisor on yrittäjän paras apulainen.

Sitähän se kirjaimellisesti on. Minä yrittäjänä annan tälle apulaiselleni ohjeet ja se toteuttaa ne täsmällisesti. Lisäksi se on erinomainen apulainen, koska se on paljon minua tarkempi ja muistuttaa aina, kun on minun vuoroni tehdä jotain.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.