Miksi verkkolasku?

Sähköinen laskutus, eli verkkolaskutus on ainoa järkevä tapa hoitaa yrityksen laskuliikenne. Se vapauttaa yrityksen resursseja rutiininomaisista paperitöistä tuottavampiin tehtäviin ja on huomattavasti paperilaskua edullisempi ja turvallisempi. Verkkolaskut eivät katoa, eikä niitä tarvitse etsiä toimistolta tai sähköpostilaatikoista.

Monet yritykset ovat myös linjanneet, etteivät enää vastaanota paperisia laskuja, jolloin koko yhteistyö voi olla vaarassa, ellei sinulla ole verkkolaskutusmahdollisuutta. Laskun vaatiminen paperisena sen sijaan voi nostaa laskun hintaa jopa 10 eurolla, sillä yritykset lisäävät nykyään paperilaskuihin oman paperilaskutuslisänsä. Verkkolasku on siis välttämättömyys, jos aikoo pitää yrityksensä toiminnassa.

Mikä verkkolasku?

Verkkolasku on sähköisessä muodossa kulkeva lasku, joka tietokoneen ruudulla näyttää samalta kuin paperinen lasku. Verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen tarvitaan verkkolaskuoperaattori, joka on vähän kuin posti, se välittää laskut lähettäjältä vastaanottajalle. Operaattorilta saat verkkolaskuosoitteen, joka on puolestaan vähän kuin postiosoite, sen avulla laskut löytävät perille. Verkkolaskuosoitteessa on kaksi osaa: varsinainen verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Lähes kaikkien suomalaisten yritysten verkkolaskuosoitteet ovat julkisesti nähtävissä osoitteessa verkkolaskuosoite.fi

Verkkolaskuoperaattoreita on Suomessa useita. Osa täysin kotimaisia palveluntarjoajia, osa kansainvälisiä toimijoita. Maventa on yksi tunnetuimmista ja käytetyimmistä kotimaisista palveluntuottajista. Sen kautta laskutuksensa hoitaa jo yli 150 000 yritystä.

Jotta voit ottaa vastaan ja lähettää verkkolaskuja, täytyy sinulla olla myös jokin sähköinen ohjelmisto käytössäsi. Maventalla on oma laskutusportaali, jonka kautta voit yksinkertaisesti hallita laskutustasi. Saadaksesi sähköisestä laskutuksesta parhaan mahdollisen hyödyn irti, kannattaa se yhdistää sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon. Silloin voit hoitaa laskutuksen lisäksi myös muun muassa reskontran ja kirjanpidon samassa järjestelmässä. Taloushallinto-ohjelmistoissa onkin usein joku verkkolaskutusjärjestelmä jo valmiiksi kytkettynä.

Miten saan verkkolaskutuksen käyttöön?

Verkkolaskutuksen käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Esimerkiksi maventa.com:ssa sinun tarvitsee vain täyttää lyhyt perustietokaavake, valita haluatko ottaa käyttöön vain verkkolaskujen lähetyksen vai myös vastaanoton ja skannaus-/tulostuspalvelun. Kaavakkeen täytön jälkeen operaattori muodostaa automaattisesti verkkolaskutusosoitteen, joka on käytössäsi saman tien. Koko prosessi vie aikaa 5-15 minuuttia, jonka jälkeen olet heti valmis lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja.

Kun olet ottanut verkkolaskutuksen käyttöösi ja saanut verkkolaskutusosoitteen, täytyy sinun ilmoittaa siitä kaikille toimittajillesi, jotta he osaavat jatkossa lähettää laskut sinulle sähköisinä. Verkkolaskun maksaminen tapahtuu pääasiassa taloushallinto-ohjelmiston kautta. Lisäksi verkkolaskun maksamisen voi hoitaa aivan kuten paperisenkin, verkkopankissa.

Mitä se maksaa?

Joillakin verkkolaskuoperaattoreilla on käyttöönottomaksu, osalla ei. Jotkut perivät maksun käytön mukaan. Maventan käyttöönotto ei maksa mitään, eikä siitä peritä kuukausimaksuja. Maksat vain lähetetyistä ja vastaanotetuista laskuista, mikä on varsinkin pienille, vähän laskuttaville yrityksille erittäin edullinen tapa hoitaa laskutus.

Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen maksaa laskujen määrästä riippuen muutamia kymmeniä senttejä per lasku. Verrattuna paperilaskuun, säästät pelkästään ajassa ja paperi- ja tulostin kuluissa merkittävän summan. Postituskulut ja laskutuslisät kasvattavat hintaeroa entisestään.

Mitä jos kaikki asiakkaat eivät voi vastaanottaa verkkolaskuja?

Vaikka nykyaikana lähes kaikilla on jo tietokoneet ja verkkopankki käytössään, on edelleen yksityisiä ihmisiä ja jopa joitain yrityksiä, jotka eivät voi tai halua vastaanottaa tai lähettää verkkolaskuja.

Heitä varten Maventassa on skannaus- ja tulostuspalvelu. Skannauspalvelu vastaanottaa paperi- ja sähköpostilaskut ja skannaa ne sähköiseen muotoon, jotta sinä voit vastaanottaa kaikki laskusi verkkolaskuina. Tulostuspalvelu puolestaan hoitaa laskun tulostamisen, kuorittamisen ja jakelun, jos asiakkaasi haluaa vastaanottaa laskunsa vielä paperisena.

Ulkoistetut skannaus- ja tulostuspalvelut säästävät merkittävästi yrityksen työaikaa ja materiaalikuluja. Palvelu maksaa toki hieman verkkolaskua enemmän, mutta yritys voi nykyään periä paperilaskun lähettämisestä erillisen lisämaksun kulujen kattamiseksi.

Lisää verkkolaskutuksesta ja sen hyödyistä muun muassa TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n sivuilta.

Tai maventa.com:sta.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.