Laskuta oikein, minimoi perintä

Kuuntele podcastina

Luotolla myymisessä on aina riskinsä, mutta toisaalta luottokauppa kuuluu olennaisena osana yritystoimintaan. Jokainen yrittäjä voi itse, omilla toimillaan vaikuttaa siihen, miten hyvin asiakkaat maksavat laskut ajallaan. Perintää voi ennalta ehkäistä muun muassa hoitamalla laskutuksen täsmällisesti.

Ihan ensimmäisenä, kun yrityksessä tehdään päätös luotolla myymisestä, täytyy laatia luottopolitiikka. Sen ei tarvitse olla paksu opus, vaan pienessä yrityksessä yksi A4 voi riittää, kunhan siihen on kirjattu kaikki olennaiset asiat. Tärkeintä on, että jokainen yrityksessä tietää, mitä yrityksen luottopolitiikka sisältää sekä hyväksyy ja toteuttaa sitä. Sitä pitää myös muistaa päivittää yrityksen olosuhteiden muuttuessa.

Luottopolitiikka on vähän kuin pelastussuunnitelma, eli siihen kirjataan mitä tehdään, kun kaikki ei menekään suunnitellusti.

Luottopolitiikkaan kirjataan muun muassa: sopimusehdot, miten toimitaan laskutusta tehtäessä, miten asiakkaat ja heidän maksukykynsä tunnistetaan ja mikä on kyseisessä yrityksessä hyväksyttävä luottotappioriski. Luottopolitiikka on vähän kuin pelastussuunnitelma, eli siihen kirjataan mitä tehdään, kun kaikki ei menekään suunnitellusti.

Luottosopimukset kannattaa laadituttaa ammattilaisilla, vaikka se vähän maksaakin. Pykäläviidakko voi olla maallikolle hankala hahmottaa ja virheet sopimuspohjissa voivat tulla yritykselle todella kalliiksi. On myös hyvä huolehtia, etteivät pykälät ole kohtuuttomia asiakkaalle, eivätkä itsellekään kohtuuttoman kalliita.

Ole täsmällinen laskutuksessa

Laskuja laatiessa kannattaa olla tarkka. Laskussa täytyy näkyä selkeästi velallisen nimi ja osoite, mistä laskutetaan ja kuinka paljon sekä tietysti laskuttajan tilinumero ja yhteystiedot. Yksi hyvin yleinen syy maksujen myöhästymiseen on asiakkaan väärä osoite laskussa. Toinen yleinen virhe on, että lasku ei täsmää siihen, mitä on toimitettu.

Yksi hyvä tapa vauhdittaa laskun maksua, on muistuttaa velallista maksamatta jättämisen seurauksista. Eli reklamaatiokäytäntö on myös hyvä kirjata laskulle näkyviin.

Laskujen maksamisen seurannassa tärkeintä on järjestelmällisyys.

Moni laskutukseen liittyvä ongelma on tosin siirtymässä historiaan, kun laskutus siirtyy sähköiseen muotoon. Tällöin laskun tiedot tulevat suoraan esimerkiksi tuntikirjaus- tai projektinhallintajärjestelmästä ja asiakkaan tiedot pysyvät ohjelmistossa tallessa.

Laskujen maksamisen seurannassa tärkeintä on järjestelmällisyys. Ainoa hyvä tapa on tehdä siitä rutiinia. Jos laskuttaa kerran kuussa riittää tarkastamiseenkin kerta kuukaudessa. Jos laskuja lähetetään kerran viikossa, kannattaa tarkastuksetkin tehdä viikottain tiettynä päivänä. Näin näet nopeasti, jos jokin lasku on jäänyt maksamatta ja pystyt reagoimaan heti.

Perintä alkaa muistuttamisella

Jos ja kun laskuja jää maksamatta, siirrytään perintämenettelyyn, jossa ensimmäinen vaihe on muistutus. Perinnässä ripeä ja säännöllinen muistuttaminen on kaiken A ja O. Mitä vanhemmaksi saatava ehtii, sen vaikeampi on muistaa ja selvittää, mitä olikaan sovittu.

Yritysasiakkaalle muistutuksen voi lähettää jo eräpäivää seuraavana päivänä. Henkilöasiakkaiden kohdalla laki määrittää maksullisen muistutuksen lähettämisajaksi 14 päivää eräpäivän jälkeen.

Siihenkin kannattaa valmistautua, että asiakas haluaa keskustella maksusuunnitelmasta. Yrityksellä pitää siis olla valmiit kanavat tiedon vastaanottamiseen ja asioista sopimiseen. Kynnys yhteyden ottamiseen pitäisi olla mahdollisimman matala niin, että viestiä voi laittaa myös iltaisin ja viikonloppuisin. Toinen vaihtoehto on, että perintä on ulkoistettu alan ammattilaisille, joilla on käytössään monia erilaisia yhteydenottokanavia.

Vaihtele muistutusten määrää

Maksumuistutusten lähettämisessä ei ole mitään yleispätevää sääntöä. Asiakassuhteesta riippuen nopein tapa selvittää asia, voi olla soitto asiakkaalle. Muistutuksia voi lähettää useita, mutta yleensä yksi muistutus riittää ja sen jälkeen voidaan kuluttajapuolella edetä maksuvaatimukseen ja yrityspuolella muihin toimenpiteisiin.

Useiden muistutusten lähettäminen yleensä johtaa vain siihen, että maksu viivästyy entisestään. Varsinkin jos asiakas tottuu siihen, että sinä lähetät kaksi tai kolme muistutusta ennen kuin ryhdyt jatkotoimenpiteisiin. Muistutuksia lähettäessä kannattaa vaihdella niiden määrää ja lähetysaikaa erityisesti, jos niitä joutuu usein lähettämään samalle asiakkaalle. Maksua odottavan yrittäjän kannattaa kuitenkin muistaa, että useamman muistutuksen lähettäminen vain nostaa perinnän kustannuksia ja viivyttää rahojen kotiuttamista.

Ystävällisyys auttaa saamisten perinnässä

Perintä saa jo sanana monella niskavillat nousemaan. Perintään joutumisen taustalla on usein jonkinlaisia ongelmia, yleensä taloudellisia. Jos asiakkaallasi on vaikeaa, paras tapa lähestyä häntä ei ole ärhentely eikä uhkailu.

Perinnän onnistumisesta on tehty tutkimuksia ja niiden mukaan yksi tärkeimmistä asioista perinnän aloittamisessa on ystävällisyys. Eli, kun laskuttaja ottaa yhteyttä laskutettavaan kysyäkseen maksun viivästymisen syitä, kannattaa viestinnässä olla mahdollisimman ystävällinen. Toiseksi tärkeintä on viestin selväsanaisuus: esitetään asia selkeästi ja suoraselkäisesti.

Usein henkilökohtainen yhteydenotto toimii paremmin kuin kirje tai sähköposti.

Usein henkilökohtainen yhteydenotto toimii paremmin kuin kirje tai sähköposti. Varsinkin, jos kyseessä on merkittävä summa, voi asiasta soittaa jo pari päivää eräpäivän jälkeen suoraan yrityksen reskontraan ja kysyä, onko lasku yleensä ottaen tullut perille. Näin asiat usein selviävät nopeimmin.

Nykyaikana voi myös koko perintäprosessin automatisoida, jolloin ammattilaiset hoitavat viestinnän asiakkaisiin päin. Näin välttyy ainakin siltä, että tunteet pääsisivät vaikuttamaan perintäviestinnässä.

Perinnän ulkoistamisessa voi mietityttää, millaisen reaktion se aiheuttaa asiakkaissa. Tänä päivänä kuitenkin noin 80 prosenttia yrityksistä on jo ulkoistanut perintänsä ja kyselyiden perusteella kaikki ovat kertoneet, että pelko on ollut turha.

Lisää aiheesta Bisnespöytä podcastissa, jossa haastateltavina ovat Mikko Ruoho Visma Duetolta ja Max Puumalainen Intrumilta.

Tutustu Netvisorin laskutusohjelmaan täältä.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.