Kuljetusyritys siirtyi automatisoituun taloushallinto-ohjelmaan

Kuljetuspalvelut Teemu Sirén lähti viime syksynä selvittämään sähköisen laskutuksen mahdollisuutta. Heidän käyttämänsä KuljetusVelho-ohjelmisto pystyi muodostamaan rahtikirjoista riittävät tiedot sisältävän liitteen ja lähettämään sähköisen laskun, mutta laskut eivät olisi kirjautuneet automaattisesti taloushallintojärjestelmään eikä ohjelmassa ollut myyntireskontraa. Myynnit ja myyntisaamiset olisi pitänyt kirjata taloushallintoon erikseen.

He tarvitsivat siis integraation taloushallintoon. He valitsivat Netvisorin automatisoidun taloushallinnon, koska se oli riittävän laaja heidän tarpeisiinsa ja KuljetusVelholla oli jo valmis integraatio Netvisoriin. Nyt he hoitavat koko taloushallinnon myynti- ja ostoreskontraa, kirjanpitoa ja palkanlaskentaa myöten Netvisorilla.

Muutoksen myötä laskutusprosessi sekä myyntisaamisten ja ostolaskujen käsittely on tehostunut.

– Viikottain meillä tehdään noin 100 laskua, jotka aikaisemmin piti tulostaa, laittaa kirjekuoriin rahtikirjojen kanssa ja lähettää. Nyt siitä työstä säästyy aikaa useita tunteja viikossa, kertoo Kuljetuspalvelut Teemu Sirénin hallintopäällikkö Kirsti Sirén.

Jo kuukauden käyttökokemuksen perusteella, he päättivät siirtää kaikkien kuuden sisaryrityksensäkin taloushallinnon Netvisoriin.

Kaikki taloustieto yhdestä osoitteesta

Kirsti Sirénin mukaan Netvisorin suurin hyöty on, että yhdellä ohjelmistolla pääsee kaikkien yritysten kaikkiin tietoihin käsiksi. Aiemmin hän hoiti pienempien yritystensä myyntilaskutuksen manuaalisesti. Joka kuukauden lopussa hän toimitti laskut kirjanpitäjälle, joka kirjasi ne järjestelmään. Paperiset ostolaskut toimitettiin viikoittain tilitoimistoon, joka hoiti niiden maksamisen. Kuljetuspalvelun ostolaskut skannattiin ostolaskujen kierrätysohjelmaan, josta Kirsti kävi hyväksymässä laskut, jonka jälkeen ne menivät maksuun.

– Netvisor on helpottanut työntekoa huomattavasti, kun tilitoimistossa juokseminen ja eri ohjelmistojen välillä hyppiminen on vähentynyt. Nyt voin todella nopeasti silmäillä kaikkien yritysten saldot, hyväksyttävät ostolaskut, tuloslaskelmat ja myyntiraportit läpi ja pysyn paljon paremmin kärryillä, miten kullakin yrityksellä menee, Kirsti Sirén sanoo.

Käyttöönotto helppoa

Netvisorin käyttöönotto sujui kaikissa yrityksissä hyvin ja he saivat runsaasti käyttöönottotukea Netvisorin tuoteasiantuntijoilta. Vaikka käyttäjät olivat kokemattomia, on käyttöönotto sujunut Sirénin mukaan erittäin hyvin, koska ohjelmisto on niin looginen. Kirsti Sirén on jopa hieman yllättynyt, kuinka nopeasti he oppivat käyttämään ohjelmistoa. Kaikkiin yrityksen kohtaamiin ongelmiin ja toiveisiinkin on löytynyt ratkaisu nopeasti.

– Meidän laskuliitteemme tiedostomuoto aiheutti alussa hankaluuksia Kuljetusvelhon ja Netvisorin välillä, mutta molemmat ohjelmistotoimittajat ottivat asian napakasti käsittelyyn ja ongelma saatiin korjattua, Kirsti Sirén kertoo.

Kuljetuspalvelut Teemu Sirén on käyttänyt Netvisoria nyt puolisen vuotta. Käyttöönotto vaati ylimääräistä työtä, kun vanhat tiedot siirrettiin Netvisoriin ja vastuuhenkilöt opettelivat sen käyttöä. Alun jälkeen työnteko on kuitenkin helpottunut uuden ohjelmiston ansiosta. Netvisorin parhaat puolet hän uskoo kuitenkin näkevänsä vasta ensimmäisen täyden tilikauden jälkeen.

– Uskon, että ensimmäisen tilinpäätöksen jälkeen työt helpottuvat entisestään ja saamme ohjelmasta täyden hyödyn irti, kun historiatieto on mukana ja automaatiosta saatu kaikki irti.

Netvisor lomalle mukaan

Netvisorin selainpohjaisuus on Sirénin mielestä yksi sen parhaista ominaisuuksista. Se mahdollistaa ohjelman käytön kätevästi paikasta ja ajasta riippumatta. Pakolliset tehtävät, kuten ostolaskujen hyväksyntä ja maksatus onnistuu vaikka lomareissulla.

– Olimme hiihtolomalla viikon Pariisissa. Tarkistin joka aamu Netvisorista, onko mitään pakollisia asioita, mihin pitäisi tarttua. On hienoa, kun tällaisia asioita varten ei tarvitse hommata sijaista tai jäädä toimistolle istumaan myöhään illalla.

– Tämä on ollut positiivinen kokemus ja kokonaisuudessaan erittäin hyvä uudistus meille, hallintopäällikkö Kirsti Sirén tiivistää.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.