Järjestelmistä tehot irti opiskelemalla

Kuuntele Bisnespöytä-podcastista.

Lähes jokaisessa suomalaisyrityksessä on jo jokin sähköinen järjestelmä käytössä. Monissa yrityksissä on jo useita ohjelmistoja helpottamassa muun muassa varastonhallintaa, tuntien kirjaamista, rahaliikennettä ja kirjanpitoa. Moderneimmat yritykset ovat automatisoineet kokonaan joitakin liiketoiminnan osa-alueita ja saavat sitä kautta merkittävää liiketoiminnallista etua.

Siitä huolimatta moni yritys jättää järjestelmien tarjoamat hyödyt käyttämättä. He ovat voineet kuulla kaverin kokemuksista, että uusi järjestelmä ei olekaan toiminut siten, kuin oli ajateltu tai, että henkilökunta ei vain oppinut käyttämään järjestelmää ja kallis investointi meni hukkaan.

Molemmissa tapauksissa todennäköisin syy ongelmiin on ollut koulutuksen vähäisyys. Työntekijöille on ehkä annettu kahden tunnin käyttöönottokoulutus ja sen jälkeen heidän on odotettu opettelevan käyttöä itsenäisesti, oman työn ohessa. Usein kuitenkin unohtuu, että vie oman aikansa ennen kuin ihminen oppii uuden järjestelmän niin hyvin, että se alkaa näkyä myös tuloksina: työ helpottuu ja nopeutuu.

Aina aluksi työnteko hidastuu uutta järjestelmää käyttöönotettaessa.

Netvisorin avainasiakasvastaava ja kouluttaja Heidi Strandén muistuttaa, että aina aluksi työnteko hidastuu uutta järjestelmää käyttöönotettaessa.

– Kertaus on tässäkin opintojen äiti. Harva oppii asioita yhdellä kertaa, siksi minä esimerkiksi tallennan etäkoulutukset, jotta asiakkaat voivat käydä kertaamassa opittua myöhemmin itsenäisesti.

Kaikki oppivat eri tahtiin

ValueFramen ratkaisukonsultti ja kouluttaja Matti Immosen mukaan yrityksessä täytyy aina suunnitella, miten hankitusta järjestelmästä saadaan irti se hyöty, mitä siitä on ajateltu saatavan. Järjestelmähankinta on usein melko hintava, joten käytetyn rahan lisäksi siihen kannattaa sijoittaa myös riittävästi aikaa.

– Yleensä asiakasyrityksessä on vähintään kaksi pääkäyttäjää, joiden kanssa järjestelmän käyttöä suunnitellaan ja heidän kanssaan käytävään keskusteluun sisältyy myös koulutuksen suunnittelu. He ottavat vastuun siitä, että järjestelmän käyttö opetetaan käyttäjille mahdollisimman hyvin ja mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Jokaisella meistä on oma kykymme oppia uutta ja sekin täytyy ottaa huomioon uusia järjestelmiä hankittaessa. Toisilla on esimerkiksi lähtökohtaisesti paremmat tietotekniset taidot kuin toisilla. Joku tarvitsee enemmän aikaa ja koulutusta kuin joku toinen.

Järjestelmähankinnan yhteydessä pitää yrityksessä luoda myös yhteiset pelisäännöt sen käytöstä. Jotta järjestelmästä saadaan paras hyöty ja halutut tiedot ulos, täytyy jokaisen sitoutua käyttämään järjestelmää sovitusti. Muutoin järjestelmän antama tieto ei välttämättä ole validia. Myös näiden pelisääntöjen omaksuminen ja vanhoista rutiineista irti pääseminen vie oman aikansa.

Järjestelmän opiskelu on jatkuva prosessi

Uuden järjestelmän käyttöönotto ei siis koskaan tapahdu sormia napsauttamalla. Jotta päästään tavoitteeseen, eli parempaan tietoon ja tehokkaampaan työntekoon, täytyy ensin olla kärsivällinen ja nähdä opiskelun vaiva. Järjestelmäkouluttajana Matti Immonen pitää kunnia-asiana, että hänen asiakkaansa opettelevat järjestelmän käytön hyvin. Siksi hän seuraakin asiakkaidensa kehitystä ja opastaa heitä vielä pitkään käyttöönottoprojektin päätyttyä.

– Yritän madaltaa kynnystä pitämällä tiiviisti yhteyttä asiakkaaseen. Siten haluan varmistaa, että sovitut asiat on tehty ja asiakas saa järjestelmästä parhaan tehon irti. Tietojärjestelmän kanssa työskentely on vähän niin kuin koneiden kanssa – sitä pitää huoltaa aika ajoin, jotta se toimii ja pysyy käynnissä, Immonen kuvailee.

Tyytyväinen järjestelmäasiakas osaa käyttää järjestelmää ja pystyy käyttämään ammattitaitoaan laajemmin, kun hänen ei tarvitse tehdä niin paljon manuaalisia rutiinitöitä. Useimmiten, kun asiakas on tyytymätön järjestelmän toimintaan, on syynä se, että käyttäjän tiedot järjestelmästä ovat olleet puutteellisia tai kaikki käyttäjät eivät ole toimineet sovittujen toimintatapojen mukaisesti. Ohjelmistotalojen asiakaspalveluissa otetaan päivittäin vastaan puheluita, joissa vastaus ongelmaan olisi löytynyt helposti myös järjestelmän käyttöoppaasta, jos se vain olisi luettu läpi.

Se on nykyaikaa, että tietoa on paljon ja monessa muodossa tarjolla, aina ei tarvitse kutsua konsulttia kouluttamaan.

Nykyaikaiset järjestelmät uudistuvat koko ajan ja siksi niiden käytön opiskelu on myös jatkuva prosessi. Heidi Strandénin mielestä on tärkeää ymmärtää, että kukaan ei opi mitään järjestelmää täydellisesti, mutta tietoa pitää osata hakea itsenäisesti.

– Meilläkin on tukipalveluissa monia vaihtoehtoja, voi lukea käyttöohjeita ja blogipostauksia, kuunnella webinaaritallenteita, katsoa videoita ja keskustella Communityssä kollegoiden kanssa. Se on nykyaikaa, että tietoa on paljon ja monessa muodossa tarjolla, aina ei tarvitse kutsua konsulttia kouluttamaan, Heidi Strandén muistuttaa.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.