Mitä hyötyä järjestelmäintegraatiosta?

Järjestelmäintegraatio on nykyaikana välttämättömyys yrityksen tehokkaan toiminnan kannalta. Jotta yritykseen hankituista järjestelmistä saa kaiken hyödyn irti, täytyy ne integroida, liittää toisiinsa. Bisnespöytä-podcastissa integraatioista olivat kertomassa Flashnoden toimitusjohtaja Lennu Keinänen ja Visma Solutionsin ohjelmistokumppani liiketoiminnasta vastaava Kari Ryynänen.

Mitä hyötyä?

Järjestelmäintegraatio virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja ja säästävät siten aikaa ja resursseja. Säästöä tulee, kun samaa tietoa ei tarvitse kirjata kahteen tai jopa useampaan kertaan eri järjestelmiin, vaan tieto siirtyy ohjelmistosta toiseen automaattisesti. Liiketoimintaprosessien työvaiheet vähenevät, kun automaatio hoitaa tehtäviä.

– Lisäksi integraatioiden kautta yrityksen johto saa tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa yrityksen toiminnasta ja taloudesta, Kari Ryynänen kertoo.

Hyvä esimerkki tästä on kassakoneen integroiminen taloushallintojärjestelmään. Ilman integraatiota, täytyy kassatapahtumat kirjata kirjanpitoon käsin, mikä vie kirjanpitäjältä paljon työaikaa viikottain. Integraation avulla kassatapahtumat kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon. Virheiden määrä vähenee, kaikenlaisen selvittelyn määrä vähenee ja yritysjohto saa ajantasaisempaa tietoa myynnistä.

Kuuntele podcastina.

Milloin kannattaa integroida?

Kaikessa liiketoiminnassa on tärkeintä, että asiakas on tyytyväinen. Jos yrityksen asiakaskokemus edellyttää, että tieto on ajantasaisesti käytettävissä eri järjestelmissä, on integraatio ainoa tapa päästä riittävän nopeaan tiedonsiirtoon.

Jos esimerkiksi verkkokauppajärjestelmästä ei ole integraatiota varastojärjestelmään, voi verkkokaupassa olla myynnissä tuotteita, jotka ovat jo loppuneet varastosta. Integraation avulla varastotieto pysyy ajantasalla ja kauppias tietää hyvissä ajoin tilata loppumassa olevaa tuotetta lisää.

– Eräänlaisena ohjenuorana voi sanoa, että järjestelmien välille kannattaa hankkia integraatio aina, kun jokin toiminto toistuu enemmän kuin kolme kertaa, Lennu Keinänen opastaa.

Mitä useammin joku toiminto toistuu, sitä varmemmin integraatiosta on hyötyä. Myös syötettävän tiedon määrää kannattaa miettiä. Otetaan esimerkiksi satahenkisen yrityksen palkanlaskija. Onko hänen järkevää naputtaa jokaisen työntekijän työajanhallintajärjestelmään kirjaamat työtunnit erikseen palkanlaskentajärjestelmään, vai olisiko hänen asiantuntemukselleen muutakin käyttöä?

Mitä kannattaa integroida?

Integraatioiden mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Melkein mitä vain voidaan integroida ja yleensä integroiminen on järkevämpää kuin jättää integroimatta.

– Minun on vaikea keksiä, mitään järjestelmää, joka ei jollain tavalla hyötyisi integraatioista. Minulla esimerkiksi on integraatio puhelimeni ja meidän CRM-järjestelmän välillä. Kaikki puheluni kirjautuvat suoraan sinne järjestelmään, Keinänen kertoo.

Uudemmissa, varsinkin pilvipohjaisissa järjestelmissä rajapinnat on lähtökohtaisesti rakennettu hyvin helposti liitettäviksi. Joidenkin järjestelmien välille on rakennettu valmis, pitkälle tuotteistettu integraatio, jonka käyttöönotto on todella helppoa. Nopeimmillaan se tapahtuu yhtä nappia painamalla. Tällaiset integraatiot ovat yleensä myös hyvin edullisia ja turvallisia käyttää, sillä ne on tarkoin testattu ja niiden laatua valvotaan.

Aina integraation rakentaminen ei kuitenkaan ole järkevää. Joidenkin vanhempien järjestelmien rajapinta voi olla erittäin haasteellinen, jolloin integraation rakentamisesta voi tulla kallis projekti. Silloin on hyvä miettiä onko integraatiosta hintaansa nähden vastaavaa hyötyä.

– Integraatiota hankkiessa kannattaa huomioida myös se, että integraatiotakin täytyy ylläpitää. Sitä pitää hallinnoida, reagoida poikkeustilanteisiin jne. Tieto on harvoin standardimuodossa ja jotta kaikki tieto kulkisi järjestelmästä toiseen sujuvasti, täytyy integraatioon joskus tehdä muutoksia, Lennu Keinänen kertoo.

Miten integraatio tehdään?

Hyvä integraatio toimii siten, ettei käyttäjä huomaa sitä laisinkaan. Yleensä integraation käyttöönotto tapahtuu myös hyvin huomaamattomasti. Jos sen rakentamiseen tarvitaan kehitystyötä, tehdään se niin, ettei se vaikuta yrityksen toimintaan millään tavalla. Itse käyttöönotto vie yleensä vain muutamia minuutteja.

Käyttöönotto alkaa siitä, että käydään läpi liiketoimintaprosessi, johon integraatiolla halutaan vaikuttaa. Esimerkiksi koko toimintaketju tilauksen saapumisesta, tavaran toimitukseen, laskutukseen ja kirjanpitoon kirjaamiseen. Selvitetään, mitä prosessin osia voidaan automatisoida ja mitä halutaan automatisoida.

Sen jälkeen katsotaan, mitä järjestelmiä on jo käytössä ja mitä tietoa halutaan järjestelmien välillä liikkuvan. Lopuksi päätetään, millainen integraatio on paras ratkaisu kussakin tapauksessa.

– Integraatio on hyvin harvoin teknologialähtöinen juttu, vaan käytännössä aina se lähtee yrityksen prosesseista. Ensimmäinen askel on ymmärtää se prosessi, johon halutaan vaikuttaa ja miten sen pitäisi ideaalimaailmassa toimia, Keinänen kuvailee.

Vaihtoehtoja integraation käyttöönotossa on käytännössä neljä. Oman koodaajan palkkaaminen on yleensä kallis ja harvoin paras tapa. Järjestelmien välille jo rakennettu, valmis integraatio on usein järkevin ja edullisin vaihtoehto. Kolmas vaihtoehto on ostaa integraatio ohjelmistotoimittajalta projektityyppisenä ratkaisuna. Ja neljäs on käyttää palveluntarjoajaa, joka tarjoaa integraatiopalvelun elinkaarimallin mukaisesti.

– Valmis pakettiratkaisu on oikea valinta silloin, kun liitetään yhteen kaksi järjestelmää. Jos halutaan yhdistää useita ohjelmistoja toisiinsa, kannattaa ehdottomasti ottaa mukaan joku, joka miettii kokonaisuuden ja liiketoimintaprosessit kerralla kuntoon. Silloin saadaan oikeasti isoja etuja aikaan. Ei ainoastaan mietitä, mistä tietoa saa, vaan pohditaan myös, mistä ne kustannussäästöt tulevat, Kari Ryynänen neuvoo.

Integraation hinta?

Integraatioita on hyvin monen hintaisia. Ilmaisiakin integraatiotia on olemassa, mutta Kari Ryynänen kehottaa aina ilmaisen tuotteen kohdalla pohtimaan, tarjoaako se sitä laatua ja toimintavarmuutta, jota yrityksesi ehkä kriittisetkin toimintaprosessit vaativat.

Yleensä hinta riippuu siitä, miten paljon integraation rakentamiseen tarvitaan työaikaa. Valmiin, tuotteistetun integraation voi saada hyvinkin edullisesti. Useiden räätälöityjen järjestelmien yhdistäminen puolestaan voi vaatia pitkän projektin ja useiden ihmisten työpanoksen, joten hintakin on sen mukainen.

Lisätietoa integraatioista ja neuvoja niiden käyttöönottoon löydät parhaiten käytössäsi olevien järjestelmien nettisivuilta tai soittamalla järjestelmän toimittajalle. Esimerkiksi Visma Solutionsilla on omat sivustonsa integraatioista. MarketPlacesta löytyy suuri osa Netvisorin integraatiokumppaneista. Suomesta löytyy myös useita Flashnoden kaltaisia integraatiopalveluita myyviä yrityksiä, jotka auttavat mielellään mieltäsi askarruttavissa kysymyksissä.

Voit kuunnella Ryynäsen ja Keinäsen koko keskustelun Bisnespöytä-podcastista.