Eazybreak-Netvisor -integraatio automatisoi henkilöstöetujen hallinnoinnin

Eazybreak on pilvipalvelu, joka automatisoi henkilöstöetujen hallinnoinnin ja helpottaa etujen käyttöä myös työntekijöiden näkökulmasta. Eazybreak on vastikään integroitu Netvisoriin ja sen ansiosta entistä suurempi osa henkilöstöetujen aiheuttamasta hallinnollisesta työstä on nyt mahdollista automatisoida. United Founders on koekäyttänyt Eazybreak – Netvisor -integraatiota jo jonkin aikaa ja kokemukset ovat olleet positiivisia.

United Founders on rakennusalan osaajien yritysyhteisö, johon kuuluu useampia yrityksiä ja joka tarjoaa asiakkailleen erilaisia rakennusalan konsulttipalveluita. Yhteisössä on yhteensä noin 50 työntekijää ja lounasetu kuuluu heidän työsuhde-etuihinsa.

– Sillä on haluttu korostaa työpaikan yhteisöllisyyttä ja se on nähty myös tärkeänä hyvinvoinnin näkökulmasta, kertoo United Foundersin hallinto- ja viestintäpäällikkö Emmi Oksanen.

Setelit ja kortit hankalia

Aikaisemmin United Foundersilla oli käytössään lounassetelit, joista he siirtyivät viime vuonna lounaskorttiin. Molemmat on koettu hieman hankaliksi. Nykyisessä korttijärjestelmässä erityisen ongelmallista on ollut se, että se vaatii paljon manuaalista selvittelytyötä sekä etu- että jälkikäteen. Kortin käyttäjän täytyy tietää reilusti etukäteen kuinka monta päivää hän tulee seuraavassa kuussa olemaan töissä, jotta kortille voidaan ladata oikea määrä lounaita.

Korttijärjestelmässä erityisen ongelmallista on ollut se, että se vaatii paljon manuaalista selvittelytyötä sekä etu- että jälkikäteen.

Oksanen kertoo, että heillä on paljon osa-aikaisia opiskelijatyöntekijöitä, joiden toteutuvaa työaikaa on etukäteen lähes mahdoton tietää. Arvioita tulevien työpäivien määrästä täytyy kysyä jokaiselta osa-aikaiselta henkilökohtaisesti, eivätkä hekään aina tiedä tulevan kuukauden tarkkaa työmäärää. Se tarkoittaa, että hallinnossa joudutaan jatkuvasti tekemään myös jälkikäteiskorjaksia lounaskuluihin.

– Osa työntekijöistä on myös kokenut kortin käyttämisen hankalaksi, kun sillä maksettaessa täytyy maksukuitti vielä allekirjoittaa kassalla, Oksanen kertoo.

Eazybreak nopeuttaa maksamista

United Foundersilla on nyt jonkin aikaa koekäytetty Eazybreak-järjestelmää ja se on koettu käteväksi. Työntekijöiden on helppo maksaa lounas kännykkään ladattavalla applikaatiolla. Applikaatiossa vain valitaan käytettävä lounasravintola, lounaan hinta ja maksetaan yhdellä klikkauksella. Sen jälkeen näytölle tuleva maksuilmoitus näytetään kassahenkilölle.

Henkilökunta on pitänyt Eazybreakilla maksamisen helppoudesta. Kännykkähän kulkee nykyään jokaisella mukana muutenkin koko ajan. Lompakkoa sen sijaan ei välttämättä tarvitse ottaa mukaan lounaalle ollenkaan. Eazybreakissa oleva ravintolatarjonta on myös hyvin laaja. Sillä voi maksaa yli 4000 lounasravintolassa ympäri Suomen.

Hallinnollinen työ vähentynyt merkittävästi

Oksasen omaan työhön Eazybreak on tuonut myös melkoista helpotusta, koska se automatisoi lähes kaiken lounasetuuksiin liittyvän hallinnollisen työn. Eazybreak ei vaadi rahan varaamista ennakkoon lounaita varten, vaan raha liikkuu vasta lounaiden syömisen jälkeen. Se nopeuttaa myös käyttöönottoa, eli uudelle työntekijälle saadaan jo ensimmäisenä työpäivänä lounas- ja muut palvelussa mukana olevat edut käyttöön.

Netvisor-integraation myötä hallinnointi on helpottunut entisestään. Nyt Eazybreakin edut voi ottaa käyttöön yhdellä napin painalluksella Netvisorista. Uusien työntekijöiden tiedot siirtyvät Netvisorista Eazybreakiin automaattisesti. Samoin jos joku lähtee pois tai hänen työsuhdetietonsa muuttuvat, päivittyvät Netvisoriin kirjatut muutokset samanaikaisesti myös Eazybreakiin. Lisäksi lounaiden omavastuuosuudet päivittyvät Eazybreakista suoraan Netvisorin palkkatietoihin.

Tämä on paljon kätevämpi kuin aikaisemmat järjestelmät ja säästää työaikaa tärkeämpiin tehtäviin.

– Enää ei tarvitse kysellä etukäteen työntekijöiltä, paljonko lounaita tarvitaan, vaan järjestelmä kirjaa vain käytetyt lounaat. Lisäksi palkanlaskija ja minä näemme järjestelmästä reaaliaikaisesti, paljonko lounaita ja muita etuuksia on käytetty. Tämä on paljon kätevämpi kuin aikaisemmat järjestelmät ja säästää työaikaa tärkeämpiin tehtäviin, Oksanen kiittelee.

Kaikki paukut ydinliiketoimintaan

Eazybreakissa on tehty alusta alkaen töitä sen eteen, että henkilöstöetujen hallinnolliseen työhön kuluisi mahdollisimman vähän aikaa. Netvisor-integraation ansiosta Eazybreakin tarjoamat henkilöstöedut hoituvat entistäkin automaattisemmin. Käytännössä esimerkiksi lounasedusta tarvitsee yrityksen hallinnon huolehtia vain laskujen maksu, joka sekin on automatisoitavissa Netvisorissa.

– Meidän visiomme on, että kun henkilöstöedut eivät ole minkään yrityksen ydinliiketoimintaa, ei niihin pitäisi myöskään käyttää yhtään työaikaa, sanoo Eazybreakin toimitusjohtaja Antti Känsälä.

Eazybreakin kautta työnantaja pystyy tarjoamaan työntekijöilleen lounas-, työmatka-, liikunta- ja kulttuurietuja.

Tutustu Eazybreak-Netvisor -integraatioon täällä.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.