Avain onnistuneeseen uudistukseen on viestinnässä

Onnistuneeseen uudistukseen tarvitaan mukaan koko yrityksen henkilökunta. Tämä pätee niin liiketoiminnan uudistamiseen kuin taloushallinnon automatisointiin. Merkittäviä muutoksia ei saada aikaan pelkästään yrityksen johdon tai talousosaston voimin, vaan mukaan tarvitaan koko henkilöstö.

Uudistuksia suunnittelevissa yrityksissä muutosvastarinta on lähes väistämätöntä. Henkilökunta voi pelätä esimerkiksi, että heidän töitään aletaan kytätä, heidän työtaakkansa kasvaa tai että automaatio johtaa työpaikan menetykseen. Työnantaja voi poistaa suurimman osan peloista ja vääristä tiedoista oikea-aikaisella ja riittävällä tiedottamisella.

Pääsääntönä oikea-aikaisuudesta on, ettei koskaan ole liian aikaisin. Riittävää tiedottaminen ei ole koskaan. Kymmenennenkin sähköpostin jälkeen löytyy vielä joku, joka sanoo, ettei ole kuullutkaan asiasta.

Osallista ja sitouta

Uudistuksista esimerkiksi taloushallinnon sähköistäminen vähentää töitä talousosastolta, mutta tuo uusia tehtäviä kaikille työntekijöille. Sähköisen järjestelmän myötä työntekijät alkavat mm. itse kirjata työtunnit ja tehdä matkalaskut. Se vaatii kulttuurin muutosta työpaikalla ja siksi asioista pitää puhua avoimesti etukäteen. Mikään ei ole niin raivostuttavaa kuin tehdä työtä, jonka merkitystä ei ymmärrä. Yrityksen johdon pitääkin tehdä kaikkensa, että ihmiset ymmärtävät uusien työtehtävien tärkeyden.

Työntekijöille kannattaa myös antaa mahdollisuus osallistua prosessiin, jolloin he sitoutuvat muutokseen paremmin. Se auttaa työntekijöitä näkemään, miksi asioita tehdään. Jokaiselta työpaikalta löytyy myös henkilöitä, jotka haluavat ja kykenevät oppimaan ohjelmiston käytön syvällisemmin. Heidät kannattaa vastuuttaa avainhenkilöiksi, jotta he voivat neuvoa muita.

Mitä hyötyä minulle?

Ensimmäiseksi henkilökunnalle kannattaa kertoa, mitä hyötyä muutoksesta on heille itselleen. Jokainen meistä ajattelee kuitenkin asioita ensin oman itsensä kautta. Jos työntekijöille saa selkeästi kerrottua, miten hekin hyötyvät uudistuksesta, vähenee muutosvastarinta jo merkittävästi.

Yksi selkeä hyöty on, kun sähköisessä järjestelmässä työntekijät kirjaavat itse työtuntinsa, jää prosessista välikäsiä pois. Sen myötä kirjaukset ovat tarkempia ja myös palkka muodostuu varmasti oikein. Myös matkalaskujen teko siirtyy työntekijöille itselleen, jolloin he voivat tehdä laskun vielä matkalla ollessaan ja saada matkakorvaukset nopeammin tililleen. Mobiilisovellusten avulla kirjaukset voi tehdä missä ja milloin hän itse haluaa.

Sähköisiä järjestelmiä on selkeä käyttää ja ne opastavat käyttäjäänsä; minne tänään tulee mennä, mitä tehdä ja jopa muistuttaa päivän päätteeksi kirjaamaan lopputuloksen. Mutta, vaikka järjestelmän käyttäminen olisi kuinka helppoa, tapahtuu aluksi virheitä. Virheiden kautta kuitenkin opitaan aina jotain uutta, joten on tärkeää rohkaista työntekijöitä myös epäonnistumaan.

Oma-aloitteisuuteen on hyvä kannustaa, mutta samalla täytyy huolehtia, etteivät kriittiset toiminnot vaarannu. Työntekijöiden tulee tietää, mistä he saavat apua, jos uuden ohjelmiston käyttö ei onnistukaan ensimmäisellä yrityksellä. Yrityksen kannattaa luoda kokeilulista, johon henkilökunta voi koota pieleen menneet kokeilut. Samoja virheitä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, kun niistä pidetään yhteistä kirjaa.

Yrityksen talouden näkökulma

Henkilökunnalle on myös tärkeää selittää, miten heidän tekemänsä henkilökohtaiset tuntikirjaukset vaikuttavat koko yrityksen kirjanpitoon. Kun jokainen kirjaa tuntinsa oikeille projekteille ja asiakkaille, saadaan asiakkaalle automaattisesti raportti; miten paljon aikaa hänen projektiinsa on käytetty, ketkä työtä ova tehneet ja myös mitä tuotteita varastosta on kyseiseen projektiin käytetty.

Näin myös palkanlaskenta pilkkoutuu automaattisesti henkilöstökulujen mukaan osastoittain, tiimeittäin tai projekteittain. Henkilöstön on syytä ymmärtää, että sama kirjaus vaikuttaa moneen asiaan ja siksi siihen on tärkeää käyttää pari minuuttia aikaa. Yrityksen kokonaiskannattavuuden analysoinnin kannalta henkilökulujen jakautuminen asiakkaille ja/tai projekteille on monessa yrityksessä elintärkeää.

Tulosten seuranta ja niistä kommunikointi

Projektin etenemisen seuranta on tärkeää. Muutos on usein hidasta ja välillä voi tuntua, että mitään ei tapahdu. Jatkuvan seurannan ansiosta on helppo nähdä, miten on edistytty.
Kommunikointia on tärkeää jatkaa läpi koko taloushallinnon uudistusprojektin. Yrityksen johdon pitää varmistaa, että viestintätavat ovat riittävät uudistuvassa ympäristössä. Haasteet ja prosessin kehitys on myös hyvä käydä säännöllisesti yhdessä läpi.

Taloushallinnon uudistaminen vaatii yritykseltä ja sen työntekijöiltä aluksi jonkin verran lisäpanostuksia, kun järjestelmän käyttöä opetellaan. Käyttö muuttuu kuitenkin nopeasti rutiiniksi ja pitkällä aikavälillä taloushallinnon automatisoinnista on merkittävää hyötyä niin yrityksen tulokselle, taloushallinnolle, johdolle kuin työntekijöillekin.

Tutustu Netvisorin Henkilöstö ja palkat -osioon.


Juhani Lehtonen on Visma Solutionsin vanhempi tuoteasiantuntija. Juhanin mielestä moderni tapa rakentaa yrityksen järjestelmäratkaisuja vaatii henkilöstön hyödyntämistä, vastuunjakamista ja yhteiskäyttöistä ympäristöä.