Automaation edut palkanlaskennassa

Automatisoidun palkanlaskennan käyttöönotossa on tärkeää ajatella koko palkanlaskennan prosessi alusta alkaen uudelleen. On hyvä kyseenalaistaa vanhat toimintatavat ja miettiä työnjakoa yrityksen ja palkanlaskijan välillä. Toimintatavat pitäisi miettiä siten, että mahdollisimman paljon aineistoa tuodaan suoraan järjestelmään ja mahdollisimman vähän paperia kulkee yrityksen ja palkanlaskijan välillä.

Jo käyttöönottovaiheessa pitäisi pureutua syvälle yrityksen palkanlaskentaprosessiin. Mitä vaiheita siinä on ja onko siellä sellaisia aiemmin käsin hoidettuja prosesseja, jotka järjestelmä voi laskea automaattisesti. Käyttöönottoon saattaa kulua jonkin aikaa, kun se tehdään perusteellisesti. Käytetty aika maksaa kuitenkin itsensä nopeasti takaisin, kun saadaan kaikki järjestelmän tarjoama tehostus heti käyttöön.

Mitä vaiheita voidaan automatisoida?

Ei ole olemassa yksiselitteistä vastausta siihen, mitä kaikkea voidaan automatisoida. Selvää on, että tiedonkeruu helpottuu. Enää tietoa ei tarvitse kerätä useista eri lähteistä, vaan kaikki tuntikirjaukset tehdään suoraan järjestelmään, josta ne yhtä nappia painamalla siirtyvät palkkaohjelmaan. Tavoite on, että työntekijät kirjaavat tuntinsa itse, jolloin palkkalaskelma muodostuu järjestelmässä automaattisesti.

Muutama esimerkki, mitä Netvisorilla voi automatisoida.

Asiakkaalla oli palkanlaskentajärjestelmä käytössä, mutta urakkalaskenta piti tehdä edelleen Excelissä. Siitä tuli aina kolme tallennettavaa riviä per työntekijä. Kun yrityksessä on sata työntekijää, tarkoitti se joka kuukausi kolmensadan rivin kirjaamista. Netvisorissa järjestelmä saadaan laskemaan kaikki tämä automaattisesti. Jo ensimmäisellä käyttökerralla palkanlaskijan palkanlaskentaan käyttämä aika putosi kahdesta päivästä viiteen tuntiin.

Toinen asiakas oli maanrakennusyritys, jonka työntekijät tekevät työtä vaihtuvissa työkohteissa. Yrityksen työntekijät saavat ruokarahan jokaiselta työpäivältä, paitsi niiltä päiviltä, joilta heille kuuluu maksaa päivärahaa. Asiakas halusi, että työtunnit voisi kirjata ilman erillistä kirjausta ruokarahasta. Netvisoriin asennettiin parametrit, että kun työntekijä kirjaa normaalit työtunnit, hänelle kirjautuu automaattisesti myös ruokaraha. Jos hän kuitenkin kirjaa jollekin päivälle päivärahoja, osaa järjestelmä vähentää ruokarahan automaattisesti. Tässä tapauksessa Netvisor helpottaa siis sekä palkanlaskijan että palkansaajan työtä.

Automaation edut

Ajantasainen raportointi. Palkanlaskijalla menee usein paljon aikaa siihen, että hän hakee yritykselle tietoja, toimittaa ikälistoja, vuosilomalistoja ja niin edelleen. Kun yritys ja palkanlaskija pääsevät samaan järjestelmään, voi yrittäjä itse hakea tarvitsemansa tiedot järjestelmästä.

Tiedot tallentuvat järjestelmään. Kaikki dokumentit, sairausajan palkat, työsopimukset ja niin edelleen voidaan tallentaa järjestelmään. Tositteet ovat heti kirjanpidossa ja tuntiseuranta on aina ajantasainen. Kaikki tiedot pysyvät arkistossa, johon myös yrittäjällä on pääsy.

Tietojen hyväksynnän helppous. Netvisorissa on hyväksyntäkierto. Eli, kun palkanlaskija on saanut palkkalaskelmat valmiiksi, lähtevät ne automaattisesti oikealle henkilölle hyväksyntään. Hyväksyjä voi tehdä tarkastukset ja kirjata myös korjaukset suoraan järjestelmään, joista puolestaan lähtee automaattisesti ilmoitus palkanlaskijalle.

Tiedonkulun helppous. Palkanlaskijan ei tarvitse soittaa tai laittaa hyväksyjälle sähköposteja, vaan kaikki tieto liikkuu järjestelmän sisällä. Tieto kulkee koko ajan järjestelmässä, eikä mitään ole kenenkään muistin varassa.

Palkanlaskija ei ole tallentaja

Palkanlaskijalla on paljon ammattitaitoa, joka jää tallentamisen alle. Usein palkanlaskijaa pidetään vain tuntien kirjaajana. Ajatellaan, että hän vain vie tunnit järjestelmään, toimittaa palkkalaskelman ja muuta hänen ei tarvitse osata tai tehdä.

Mutta eihän se niin ole. Palkanlaskijalla on erittäin paljon osaamista. Hän tekee KTA-tulkintoja, sairausajan tulkintoja ja vuosilomalaskentoja. Hän ymmärtää onko palkkalaskelma oikein ja jos löytyy virheitä hän tietää, miten se korjataan. Sähköisen palkanlaskentajärjestelmän avulla tätä ammattitaitoa pystytään käyttämään entistä enemmän hyödyksi.


Reetta Korhonen on Visma Netvisorin HRM-kouluttaja. Reetan tärkein tehtävä on tuottaa asiakkaille tehokkaita automaatioon perustuvia palkanlaskentaprosesseja.