Automaation edut kirjanpidossa

Kuuntele Podcastina

Nykyaikainen kirjanpito-ohjelma mahdollistaa monenlaista automaatiota. Automaation avulla puolestaan saavutetaan sähköisyys, joka tuo mukanaan nopeuden tietojen käsittelyyn ja jatkokäyttöön. Lisäksi se tuo toimintaan läpinäkyvyyttä, jonka avulla voimme todeta liiketapahtuman ja kirjanpidon välisen yhteyden helposti.

Järjestelmien avulla voimme automatisoida samanlaisten liiketoimien käsittelyn. Voimme luottaa siihen, että järjestelmä käsittelee samoilla määrityksillä olevat tapahtumat säännönmukaisesti aina samalla tavalla. Ihminen sen sijaan voi erehtyä tai unohtaa asioita, mikä voi johtaa poikkeavaan käsittelyyn seuraavassa tiliöinnissä. Puhumattakaan henkilöiden vaihtumisesta ja sijaistustilanteista.

Järjestelmä käsittelee tapahtumat säännönmukaisesti aina samalla tavalla. Ihminen voi erehtyä tai unohtaa.

Yhdellä järjestelmällä ja järjestelmien välisillä integraatioilla poistetaan ihmisten tekemä tuplatyö. Automaation avulla poistetaan tietojen syöttövirheet, nopeutetaan käsittelyä ja kaikilla toimijoilla on samat tiedot käytettävissään samaan aikaan.

Aikaa inhimilliseen palveluun

Automaatio helpottaa myös vuorovaikutusta järjestelmien ja ihmisten välillä ja johdonmukaistaa käsiteltäviä asioita. Toiminnoista ja palvelukokonaisuuksista pystytään automaatiota apuna käyttäen tekemään ketterämpiä. Ihmisille jää enemmän aikaa tuottavaan työhön, myyjälle myyntiin ja taloushallinnon ammattilaisille lisäarvon tuottamiseen ja asiakkaan palvelemiseen.

Kirjanpitäjän rooli muuttuu ja on jo muuttunut tallentajasta asiantuntijaksi ja neuvonantajaksi. Ajassa olevat taloushallinnon ammattilaiset jakavat myös proaktiivisesti osaamistaan, oli kyseessä sitten oman talon väki tai tilitoimiston henkilökunta. Ja heidän osaamistaan arvostetaan.

Miten Netvisor helpottaa kirjanpitoa?

Netvisorissa kaikki tieto on yhdessä paikassa ja saatavilla 24/7. Kun kaikki yrityksen toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä, on tietoja helppo etsiä ja käsitellä. Raporttien porautuvuudella tuloslaskelman myyntitilin saldosta yksittäiseen myyntilaskuun on yksinkertaista nähdä mistä luvut muodostuvat. Liiketapahtuman ja kirjanpidon tositteen välinen linkitys kertoo heti, miten asia on kirjanpitoon kirjattu.

Kirjanpito muodostuu liiketapahtumista pääsääntöisesti automaation avulla. Netvisorin tositteista jo 97% muodostuu automaattisesti. Kirjanpitoa voi valvoa järjestelmän tuottamien linkkien ja toimintojen avulla. Niitä ovat esimerkiksi tarkastamattomien tiliöintien listaus, ALV-laskelman Näytä tilisaldo -toiminto ja kirjanpidon täsmäytysnäkymä. Netvisorissa sinun ei tarvitse tehdä tilioteaineistohakuja eikä aineistojen siirtoja kirjanpitoon.

Netvisorin tositteista jo 97% muodostuu automaattisesti.

Netvisorin käyttäjät tekevät oikeita asioita ja näkevät toimenkuvansa kannalta tarvitsemansa tiedot, koska käyttöoikeudet määritellään aina henkilön tehtävän ja toimenkuvan mukaan. Ostolaskut, tiliotteet, maksut ja suoritukset tuotetaan suoraan järjestelmään käyttäjälle valmiiksi ja käsittelyä voi automatisoida niin, että käyttäjän tulee ottaa kantaa vain poikkeuksiin.

Ostolaskujen maksaminen on helppoa ja niiden käsittelyä voidaan tehostaa ja automatisoida automaatiosääntöjen ja kiertolistojen avulla. Myyntilaskutus hoidetaan sähköisesti kaikille asiakkaille ja myyntilaskujen lähetys voidaan myös automatisoida. Myynti- ja ostolaskujen käsittelyä voi tehostaa määrittelemällä toimittaja-, asiakas- ja tuotetietoihin kirjanpidon tili ja oletuslaskentakohteet. Järjestelmä kohdistaa myynnin osasuoritukset oletuksena ja kun myyntisuorituksien pyöristyserotoleranssi on määritelty, tarvitsee käyttäjän käsitellä manuaalisesti vain selkeästi poikkeavia suorituksia. Perintä hoituu paperittomasti esimerkiksi Visma Duetto-palvelun kautta.

Yrittäjän arki helpottuu

Netvisoria käytettäessä yrittäjän ei tarvitse vaivata päätään myyntitilien ja ALV-asioiden mietinnällä myyntilaskuja tehtäessä, vaan ne hoituvat automaattisesti tuote ja asiakastietojen perusteella. Palkanlaskennan toiminnoilla saadaan tiedot palkoista, matkalaskuista ja lomapalkoista kirjanpitoon helposti ja palkkalaskelmat toimitetaan nopeasti ja turvallisesti verkkopalkkana. Myöskään viranomaisraportoinnin vuoksi yrittäjän ei tarvitse hikoilla, sillä Netvisorissa sekin saadaan tuotettua automaattisesti.

Erilaiset integraatiot mahdollistavat monipuolisten aineistojen tuonnin toisesta järjestelmästä ja niiden avulla voidaan tietoja siirtää myös Netvisorista takaisin toiseen järjestelmään. Esimerkiksi yrityksen ERP-järjestelmään voidaan siirtää myyntilaskujen suoritustiedot ja näin suoraan ERP:llä nähdään asiakkaan avoin saldo. Helppouden viimeistelevät valmiit yhteydet pankkiin, verottajalle ja vakuutusyhtiöihin.

Kokeile Netvisoria maksuttomasti.


Heidi Stranden uskoo taloushallinnon automaation vapauttavan aikaa ja resursseja tylsästä tallentamisesta tuottavaan ja mielekkääseen työhön.